Система выставления счетов является сердцем дебиторской задолженности бизнеса. Счета составляются на основе проданных товаров или услуг. Данные из счета-фактуры соответствуют журналам продаж, учетным записям клиентов, остаткам дебиторской задолженности и журналам кассовых счетов, а также другим деловым отчетам.
Электронный и ручной
Программные системы, используемые для выставления счетов, требуют, чтобы малый бизнес вводил исходные данные перед печатью счетов. Каждая система требует разных переменных и подскажет пользователю, что нужно. Затем система в электронном виде интегрирует данные в дебиторскую задолженность. Напротив, при настройке ручной системы владелец или бухгалтер малого бизнеса решает, что необходимо, и формулирует это как часть системы бухгалтерского учета. Независимо от того, предоставляет ли малый бизнес услуги или продает продукты, одним из предварительных шагов при настройке системы выставления счетов-фактур является определение того, что следует включить в счет-фактуру в дополнение к таким основам, как контактная информация.
Система нумерации
Каждый счет должен содержать уникальный идентификационный номер, основанный либо на хронологическом порядке продаж, либо на номере клиента. В любом случае, по выбору владельца малого бизнеса, эти уникальные номера могут использоваться для ссылки на конкретный счет в будущем.
Тело счета
В разделе описания счета-фактуры, бухгалтеру потребуется добавить детализированную информацию, чтобы клиент точно знал, что именно документ счета-фактуры. Например, счет за услугу, в котором просто говорится «вызов службы», слишком расплывчат для клиента или малого бизнеса, чтобы использовать его для дальнейшего использования. Однако, если в описании говорится что-то более конкретное, такое как «Измененные фильтры; очищенные вентиляторы; проверенное зажигание», и клиент, и поставщик услуг точно знают выполненную работу. Если плата за услугу или по часам, эта деталь должна быть включена в описание. Когда счет для продуктов, укажите количество и цену за единицу. Эта информация соответствует записям в журнале продаж.
Условия кредита
Определите условия кредитования, которые будут предлагаться клиентам, и укажите это в счете. Например, если оплата ожидается незамедлительно, в счете-фактуре должна быть пометка «Нетто при получении». Во время процесса продажи, если клиенту сказали, что у него будет 30 дней для оплаты, укажите это в качестве даты оплаты в счете.
Собираем все вместе
Система выставления счетов завершена, когда она соответствует нужному месту в процессе учета. После того, как счета были подготовлены, пришло время собирать дебиторскую задолженность. Одна копия каждого счета отправляется клиенту по почте, и компания сохраняет одну копию. Сумма счета выставляется на счет клиента в журнале продаж. При получении платежа сумма вычитается из счета клиента в журнале продаж и добавляется к денежному счету предприятия. В конце месяца владелец малого бизнеса может просмотреть счета, чтобы отметить любые неоплаченные счета и необходимость следить за поиском оплаты, например, отправив вторую копию счета с пометкой «просрочено».
