Конференц-связь - один из способов, с помощью которого руководители и сотрудники собираются, чтобы обсудить бизнес. Независимо от того, находятся ли они в одном городе или разбросаны по всему миру, конференц-связь позволяет объединить всех в одной комнате в режиме реального времени. Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы обеспечить продуктивную и информативную конференцию.
Повестка дня
После того как вы определили время и дату проведения телефонной конференции, вы должны предпринять соответствующие шаги для подготовки к встрече. Если вы являетесь руководителем конференции, заполните повестку дня для конференции и разошлите ее участникам задолго до запланированной даты. Ваша повестка дня встречи должна включать дату и время. Это хорошая идея, чтобы включить часовой пояс в свою повестку дня для людей, которые могут находиться за пределами вашего местоположения. Повестка дня также должна включать время начала и окончания собрания и краткое описание каждой темы в порядке приоритета вместе с именами ответственных лиц и предлагаемым временем выделения для каждой темы. Если конференция требует какой-либо предварительной подготовки, четко перечислите эти требования в повестке дня.
Конференция
Проверьте свои линии, чтобы убедиться, что у вас есть активное и четкое соединение. Если вы используете беспроводной телефон, убедитесь, что телефон полностью заряжен до начала собрания. Прибытие на конференцию минимум за пять минут.
Если вы участник, вы получите номер конференции от вашего лидера. Позвоните на конференцию. Вам будет предложено ввести номер вашей конференции. После того, как вы ввели номер, вас попросят назвать ваше имя. Четко укажите свое имя и фамилию. Возможно, вам придется нажать клавишу «решетка» (#). После того, как вы завершите этот процесс, система сообщит вам, что вы присоединяетесь к конференции, и сообщит вам, сколько людей посещают в настоящее время. Если вы прибыли раньше лидера, вы будете переведены в режим ожидания до прибытия лидера.
Введения
Слушай, прежде чем говорить. Если лидер прибыл, но еще не начал встречу, вы можете услышать тонкий побочный разговор. Приятным голосом поздоровайтесь и представьтесь. Отключите ваш телефон, пока встреча не начнется. Если у вас нет кнопки отключения звука, используйте функции отключения звука, предоставляемые конференц-линией.
Когда встреча начнется, ваш лидер примет перекличку. Когда руководитель называет ваше имя, четко и профессионально подтвердите свое присутствие, например, «Да, я здесь» или «Здравствуйте. Это …». Лидер может потребовать, чтобы вы кратко назвали себя другим участникам. Если это так, укажите свое имя и дайте 20–25-секундный обзор своей работы в отношении звонка. Будьте кратки, говорите ясно и оставайтесь профессиональными.
