Время от времени работникам может понадобиться освежить свои воспоминания о том, как выполнять определенные задачи. Аналогичным образом, новые сотрудники организации захотят как можно быстрее освоить веревки, не прибегая к прерыванию работы надзирателей или сотрудников бесчисленными вопросами. Руководство по служебным процедурам решает обе эти задачи, в то же время предоставляя письменные протоколы и ожидаемые результаты, на которые впоследствии можно ссылаться в оценках сотрудников и документации для принятия дисциплинарных мер.
Определите цель и область применения офисного руководства, которое вы хотите разработать. Содержание офисных руководств обычно делится на две категории: (1) как взаимодействовать с людьми и (2) как выполнять конкретные задачи, включая работу с оборудованием, необходимым для создания, управления и доставки товаров и услуг. Офисные руководства также часто включают организационные схемы, справочники ресурсов и образцы форм. Сложность офисного руководства зависит от того, кем будут целевые пользователи. Если, например, контент касается отношений с клиентами и того, как обрабатывать жалобы, не имеет смысла включать главы о том, как работает вилочный погрузчик или как обращаться с опасными материалами.
Выберите формат презентации, который наилучшим образом соответствует потребностям вашей компании. В то время как офисные руководства обычно считаются руководящими принципами, напечатанными на бумаге и помещенными в трехсторонние переплеты с вкладками для разделителей тем, технология открыла путь к более захватывающим, а также более экономичным способам доставки информации. Подумайте, например, позволит ли онлайновое руководство по процедурам упростить и ускорить доступ сотрудников к информации путем ввода ключевых слов. Электронный формат может также облегчить процесс обновления и пересмотра контента, а также включать аудиоконтент и видео-демонстрации для улучшения обучения.
Составьте список всех тем глав, к которым вы хотите обратиться в своем руководстве. Если, например, вы решите написать руководство по работе с различными единицами офисного оборудования, вы должны указать отдельные разделы для компьютеров, факсов, телефонных систем, микрофиш, фотокопировальных машин, систем записи, почтовых счетчиков и сортировочных устройств. Решите, собираетесь ли вы писать весь контент самостоятельно или назначьте первый черновик каждого раздела лицам, которые хорошо разбираются в предмете.
Организовать процедурные шаги от самых простых понятий до тех, которые являются более сложными. Подумайте, будет ли добавление фотографий, рисунков, таблиц или другой графики дополнять понимание материала пользователем. Предоставить глоссарий аббревиатур и терминологии для конкретных задач. Где это возможно, предоставьте примеры того, как заполнять заявки на заявки, заявки на командировочные расходы, запросы на отпуск, табели учета рабочего времени, квитанции клиентов и другие формы, используемые компанией.
Установите временные рамки для заполнения каждого раздела нового руководства. При необходимости каждый день планируйте время для исследования, написания, проверки и сборки контента.
Перед тем как распространять контент, его проверяют сотрудники отдела кадров и юристы, чтобы убедиться, что его язык ясен, не перегружен и не соответствует государственным и федеральным мандатам и правилам. Предоставьте каждому получателю пособия лист подписи с указанием их согласия на чтение материала и соблюдение его директив.
подсказки
-
Офисное руководство всегда должно рассматриваться как незавершенное производство и, следовательно, должно рассматриваться на постоянной основе, чтобы гарантировать, что его содержание является точным отражением применяемых процедур и оборудования, используемого для выполнения этих задач.
