Процедуры внутреннего контроля используются для предотвращения мошенничества и имеют жизненно важное значение для каждой хорошо управляемой организации. Такие системы разделяют обязанности между сотрудниками внутри организации. Важно иметь под рукой инструкции по внутреннему контролю. Сотрудники используют их в качестве ссылок, когда речь идет о процедурах или обязанностях. Информация, содержащаяся в руководствах по процедурам внутреннего контроля, варьируется от компании к компании, но процедура ее написания одинакова.
Написать обзор и оглавление. Обзор кратко описывает фискальную ответственность, которая включает в себя концепции и компоненты внутреннего контроля. Оглавление начинается с разделения обязанностей. Обычно следуют следующие содержания: обзоры, сверки, утверждения, активы, выплаты, отдел кадров, закупки и контакты.
Заполните раздел «Разделение обязанностей». Описать детали относительно разделения обязанностей для таких вещей, как сотрудники, получающие и проводящие платежи, в отличие от внесения платежей. Другое важное разделение заключается в том, что, если один сотрудник является получателем, другой сотрудник выполняет проверку.
Определите процедуры для следующих двух разделов, обзоров и сверок. Обзоры - это процедуры, установленные для регулярного проведения бюджетных расследований, выборочных проверок и расследования необычных действий. Раздел «Согласование» содержит такие процедуры, как сравнение наборов данных для обеспечения точности, анализ различий и принятие мер. Это также включает в себя конкретное указание на то, что сотрудник, участвующий в транзакциях, не сверяет какие-либо банковские счета.
Заполните разделы Утверждения, Активы и Распределения. В части «Утверждения» указывается, какие сотрудники имеют право утверждать транзакции. Полномочия предоставляются только ответственным сотрудникам с детальными знаниями о компании. В разделе «Активы» перечислены все типы активов в организации. Для каждой категории активов указаны конкретные процедуры, подробно описывающие, как активы обрабатываются и контролируются. Раздел «Распределения» содержит подробную информацию о политике и процедурах распределения денег, включая проверки заработной платы.
Заполните руководство, завершив последние три раздела: человеческие ресурсы, закупки и контакты. В разделе «Управление персоналом» подробно описываются инструкции для сотрудников отдела кадров относительно того, как обрабатывается информация сотрудника. В разделе «Покупки» объясняются процедуры закупок компании. Наконец, в разделе «Контакты» перечислены сотрудники компании, с которыми сотрудники могут связаться при возникновении вопросов или проблем.
