Организации, у которых есть процесс управления контрактами, могут сэкономить время и деньги и, следовательно, иметь преимущество на рынке. В основе здорового процесса управления контрактами лежит центральное место, где все контрактные языки легко доступны.
Проанализировать договор
Просмотрите договор, чтобы убедиться, что он содержит всю соответствующую информацию. Надежный контракт четко определяет роли и обязанности организаций и отдельных лиц. Он должен детализировать все временные рамки и сроки, определить, как будут измеряться результаты, и четко определять механизмы оплаты.
Понять фон
Потратив время на обсуждение внутри организации роли поставщика услуг и сложившихся отношений, вы сможете определить условия договора. При необходимости, обратитесь к поставщику услуг, чтобы определить любые нерешенные вопросы. Твердые отношения с поставщиком услуг могут помочь заключить договор, который выгоден обеим сторонам.
Установить протоколы мониторинга
Убедитесь в наличии систем для сбора данных, мониторинга сроков, отчетности о производительности и организации бухгалтерского учета. Четко определенные процедуры экономят время и деньги.
Получить необходимую документацию
В начале контракта жизненно важно определить все необходимые лицензии и документацию, подтвердить, что вся информация актуальна, и предоставить эту информацию поставщику услуг.
Информировать все стороны
Члены команды управления контрактами и другие заинтересованные стороны должны быть первоначально проинформированы об их обязанностях в процессе контракта. Обязанности на протяжении всего срока действия контракта должны быть четко определены, чтобы все члены команды понимали свои обязанности.
Управление проблемами
Когда контракт подписан, любые нерешенные вопросы должны быть обработаны, чтобы они не вызывали проблем в течение срока действия контракта. Нерешенные вопросы на момент подписания контракта должны быть записаны, а решение и сроки согласованы. Это также хорошее время для определения пунктов контракта, которые будут оставлены для дальнейшего развития. Любой предмет, который требует изменения в первоначальном контракте, должен быть тщательно записан и обработан.
Оценить переход
Переходный этап будет присутствовать в некоторых контрактах. В конце этого этапа стороны должны встретиться, чтобы оценить общую эффективность контракта. В некоторых случаях переходный период - это когда окончательные детали контракта вырабатываются; в этих случаях тщательная оценка переходного периода имеет решающее значение. Это также время для определения договорных соглашений, таких как ресурсы, которые будут необходимы.
Оценить производительность
Управление эффективностью должно быть непрерывным на протяжении всего контракта. Постоянная оценка данных о производительности, продолжение того, что работает, и исправление того, что не так, поможет воссоздать условия контракта, которые принесут пользу всем сторонам.
Управление Вариациями
Все контракты должны включать положения об изменениях, которые должны быть разрешены только в определенных случаях. Варианты контракта всегда должны быть определены в письменном виде с помощью формальной поправки. Для всех вариантов должен существовать стандартный процесс управления изменениями.
