Большинство бизнес-функций, не регулируемых политикой и процедурами, становятся хаотичными и дезорганизованными. Хранение документации не является одним из самых захватывающих аспектов бизнеса, но является одним из самых важных. Организованная система хранения документов исключает ненужные записи и защищает бизнес в случае аудита. Знание того, когда его хранить, а когда бросать, является решающим шагом в развитии успешной бизнес-деятельности.
Универсальный график хранения
Все компании должны разработать систему хранения записей, которая будет универсальной для всех отделов. Все участники попадают на одну и ту же страницу, когда дело доходит до хранения записей. Изучите законы и положения для вашего бизнеса и операционного сектора. Например, юридическая фирма может предъявлять иные требования, чем небольшой продуктовый магазин. При необходимости проконсультируйтесь с юристом для создания этой системы. Индексируйте план на основе функции и отдела. Составьте расписание и назначьте классификационные коды.
Инвентаризация
Инвентаризация записей является важным шагом в управлении хранением. Это точный список всех записей, электронных и бумажных, в вашей организации. В списке должны быть указаны заголовок для каждой записи, например «Главная книга», и местоположение документа. Кроме того, включите классификацию для записей. Это будет эталоном удержания на основе графика вашей компании. Например, составьте электронную таблицу; первый столбец будет заголовком «Отчет об устаревании кредиторской задолженности». Второй заголовок столбца будет классификацией «Кредиторская задолженность». В третьем столбце может быть отдел «Бухгалтерский учет». Оставшаяся часть таблицы может указывать местоположение, «Восточное складское помещение, кабинет 4» и код хранения «Приложение А.»
Оценка документов
Процесс оценки влечет за собой анализ всей компании записей на месте, чтобы исключить документы, которые превышают срок хранения. Эта форма уборки дома устраняет накопление лишних записей. Используя записи инвентаризации, уничтожьте просроченные документы. После завершения просмотрите все хранилище и обновите список инвентаря. В течение этого времени изучите законы, чтобы признать любые изменения, внесенные с момента последней проверки. Расписание обзоров ежегодно, ежеквартально или ежемесячно.
