Если вы когда-либо искали сотрудника и, наконец, обнаружили - после того, как спросили трех разных людей - что он в отпуске или на обеде, лист регистрации на работе может быть ценной экономией времени. Рабочие листы могут быть полезны для контроля за приходом и уходом сотрудников, а также как неформальный метод для отслеживания времени сотрудников для расчета зарплат. Кроме того, вы можете использовать рабочие регистрационные листы, чтобы определить, над какими проектами сотрудники работают в настоящее время.
Определите цель вашего рабочего регистрационного листа. Назначьте сотрудника отдела кадров для обеспечения точности, полноты и хранения рабочих регистрационных листов. Некоторые регистрационные листы предназначены для хронометража, который используется для расчета заработной платы для расчета заработной платы, поэтому важно, чтобы вы вели их как официальные записи, как и другие записи о занятости. Другие регистрационные листы полезны для указания того, какие сотрудники на работе и в помещениях, а кто вне офиса или в отпуске. Если вы используете регистрационные листы в дополнение к официальным отчетам о времени, не так важно хранить регистрационные листы как часть официальной платежной ведомости и отчетов о занятости вашей компании.
Получить перепись сотрудников и сортировать сотрудников по званию или должности, отделу и должности. Исходя из того, что вы намерены достичь путем отслеживания входа сотрудников, вы можете вычеркнуть высокопоставленных менеджеров и руководителей из списка. Если список предназначен для посещения или определения того, когда определенные сотрудники находятся в офисе или вне его, оставьте список без изменений с именами всех сотрудников. Если ваша цель - делегировать рабочие задания, определите, должны ли сотрудники быть привязаны к рабочим заданиям для руководителей и руководителей, и внесите соответствующие изменения в свой список.
Сортировка сотрудников по сменам или графику работы. Например, создайте три отдельных списка или регистрационные листы, если ваша компания работает круглосуточно. Имена сотрудников должны быть отсортированы по дневным, вечерним и ночным сменам.
Укажите имена сотрудников, сначала по отделам, а затем в алфавитном порядке на вертикальной оси таблицы. Например, на левом поле вертикальной оси укажите «Кадры» и имена сотрудников отдела кадров под названием отдела.
Введите заголовки в столбцах вдоль горизонтальной оси электронной таблицы. Если вы не включили названия отделов по вертикальной оси, создайте столбец справа от имени каждого сотрудника для перечисления отдела, в котором работает сотрудник. Перейдите к заголовкам столбцов, таким как «Идентификационный номер сотрудника», и к столбцу « Вне офиса ». Для отслеживания ежедневных часов введите« Время входа »и« Время ожидания », а затем два идентичных столбца для« Время входа »и« Время ожидания »для записи времени обеда. Рассмотрите другой столбец в правой части таблицы для заметок или дополнительной информации, такой как проект или рабочие задания.
Размещайте листы регистрации работ на видном месте у входа сотрудника и заменяйте их ежедневно или по мере необходимости.
Предупреждение
Если идентификационные номера ваших сотрудников совпадают с номерами социального страхования, соблюдайте конфиденциальность информации о сотрудниках и не включайте этот столбец в свою электронную таблицу. Используйте свое независимое суждение при принятии решения о включении любых других форм идентификационных номеров сотрудников.
