Изображение имеет значение для фотографического бизнеса, поэтому представление легко читаемых, хорошо документированных счетов приобретает дополнительное значение. Они укрепляют ваш профессионализм и, когда они организованы и точны, облегчают процесс согласования с клиентом. Ни один официальный формат не существует, и вы можете адаптировать свой для различных задач. Тем не менее, ключевые элементы присутствуют на каждом счете-фактуре фотографии независимо от его расположения. Включение их защищает вас и ваших клиентов и делает вашу бухгалтерию более эффективной.
Создать заголовок
Одним из наиболее важных слов для выставления счета является «Счет-фактура», который Институт фотографии Hallmark рекомендует разместить в верхней части страницы, чтобы он не пропускался в другой почте клиента. Включите ваш логотип для распознавания. Чтобы получить оплату, укажите название вашей компании, идентификационный номер работодателя или EIN, а также контактную информацию, такую как: адрес, номера телефонов, адрес электронной почты и веб-сайт.
Добавить идентификаторы транзакций
В вашем счете должны быть указаны номер заказа клиента, имя и дата. Пронумеруйте свои счета и упростите отслеживание и избегайте путаницы, Ваша система нумерации может присваивать порядковый номер клиентскому коду или основываться на дате. Другой инструмент отслеживания, номер задания, который вы присвоили проекту, принадлежит этому разделу. Обратите внимание на дату оплаты и вашу политику оплаты, например, «Оплата при получении» или «Остаток при получении изображений» и любые скидки при досрочной оплате.
Общие условия лицензирования
Фотографы владеют своими изображениями. Включить раздел, который предусматривает права на использование и право собственности на изображения, которые вы предоставляете клиенту поскольку они могут вызвать лицензионные и творческие сборы. Американское общество медиа-фотографов рекомендует использовать универсальную систему Picture Licensing - PLUS - язык и порядок категорий для эталона или заявления, которое охватывает разрешения для СМИ, требуемое словоблудие в отношении кредитов и приобретаемые права. Для более простых заданий используйте фразу типа «Реклама, реклама и сопутствующее использование 40 изображений на неограниченный срок».
Подробные расходы
Мясо вашего счета-фактуры - это подробное описание работы и ваших расходов. Описание задания, которое приводит этот раздел, охватывает такие особенности, как место съемки, сфотографированные объекты, количество изображений и соблюдение особых требований. Например, описание для фотосессии для брошюры компании может гласить: «Трехдневная съемка объектов и сотрудников в Расине, штат Висконсин, комплекс для 40 портретных изображений, которые будут доставлены в цифровом формате. Клиент предоставил релизы, реквизит и прическу / макияж». и стиль гардероба."
Порядок, в котором вы перечисляете расходы на возмещение, должен отражать тот, который использовался в вашей смете., В этот раздел включены расходы на проезд, расходные материалы, аренду и любые услуги, которые будут наняты для съемки, а также сборы за подготовку цифровых файлов, компакт-дисков и веб-галереи или доказательств. Отделите сборы от расходов и признайте любые платежи и кредиты, полученные на сегодняшний день. WonderfulMachine предлагает этот заказ для вашего счета.
Стоимость:
- Лицензионные, креативные и кадровые сборы указаны отдельно с учетом любых применимых суточных расходов.
- Доказательств
- Изображения, обработанные для воспроизведения и оплаты за изображение
Расходы:
- персонал
- Оборудование
- стоимость авиабилета
- жилье
- кейтеринг
- Прокат автомобилей
- Питание и доп. Всего расходов
Прикрепить квитанции
Организация ваших чеков по категориям расходов сокращает время, необходимое клиенту для утверждения и оплаты вашего счета. Сохраните оригиналы чеков и предоставьте копии для поддержки вашего счета, Попробуйте отсканировать каждую группу квитанций, чтобы создать документ в формате PDF, который затем можно будет отредактировать для ясности. Добавьте заголовок, выделите общую сумму расходов по категории и повторите общую сумму страницы в виде сноски в правом нижнем углу. Запишите расходы без квитанций, таких как пробег и чаевые, в мелкой кассе и отсканируйте их. Затем ваш клиент может сравнить сумму чека на аренду оборудования с этой позицией в счете.
