Фраза «внутренняя записка» означает «внутренний меморандум». Внутренние заметки используются для распространения информации, а также для массовых запросов людей в компании, отделе или команде. Внутренние заметки привлекают внимание к проблемам, и они решают проблемы среди множества других полезных функций в организации.
подсказки
-
При написании внутренней заметки, сделайте ее простой и перейдите к сути.
Зачем вам писать внутренние заметки?
Внутренняя заметка - эффективный способ быстро и эффективно охватить многих людей в организации. С памяткой вы можете легко сделать следующее:
- Уточнить или проанализировать предмет.
- Дайте рекомендации.
- Установить напоминания.
- Давать инструкции.
- Передача материалов.
- Делать объявления.
- Выпуск отчетов.
- Спросите о взносах.
- Запросить одобрения.
Ключ к эффективному внутреннему меморандуму - простота. Ваше сообщение должно быть кратким и доставленным в несложном формате, который четко передает сообщение. Внутренним образцом меморандума может быть отправка результатов общекорпоративного обследования обедов в столовой и нового, улучшенного меню.
Как вы форматируете внутреннюю заметку?
Вы можете быстро создать свой шаблон заметок в Word или найти образец внутреннего меморандума в Интернете. Заголовок внутреннего меморандума состоит из четырех ключевых компонентов. Первый - это получатель или получатели заметки, перед которыми стоит «TO». Второй - источник заметки, перед которой «FROM». Третий - это дата, перед которой стоит «DATE», а четвертый компонент - тема меморандума, которому предшествует «ПРЕДМЕТ».
Вы должны использовать правильные названия и имена получателей. Например, если Том Максвелл является председателем, его следует указать как «Том Максвелл, председатель». Если имен слишком много, вы можете использовать «Весь персонал» или «Главы департаментов» для краткости. Вы также должны указать себя в качестве источника заметки. Ваше имя и заголовок следуют под заголовком «ОТ». Вам не нужно подписываться в конце заметки, но вы можете добавить свои инициалы рядом с вашим именем в качестве формы аутентификации.
Тема памятки должна содержать описание ее содержания. Вместо использования общих терминов, таких как «Политика», вы должны написать короткую фразу, например «Новая политика вступает в силу 1 июня 2018 года».
Как вы пишете сообщение внутренней заметки?
Шаблон заметки в Word может дать вам совет по форматированию, но не даст совета по содержанию. Как правило, всегда будьте лаконичны. Ваша внутренняя заметка должна содержать введение в один абзац, в котором указывается цель заметки. Затем вы должны описать, что вызвало памятку. Сосредоточьтесь только на том, что получатели должны знать, и на любых действиях, которые они должны предпринять в ответ на заметку. Все еще не знаете, что написать? Следуйте нижеприведенному образцу внутреннего меморандума:
Дата: 1 декабря 2018 г.
От: Мария Рубен
Кому: Персонал
Re: Новые часы, вступающие в силу 1 января 2019 года
Цель этой заметки - предупредить персонал о том, что часы работы тренажерного зала компании меняются. После запросов от многочисленных сотрудников мы решили продлить часы сверх обычных рабочих часов для тех, кто может в конечном итоге работать сверхурочно над новым проектом разработки. Тренажерный зал будет открыт с 6 утра до 11 вечера. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.
Мария Рубен
Старший директор по персоналу
Обязательно заканчивайте свою записку вежливой запиской и предлагайте помощь, если это необходимо. Завершите свою внутреннюю заметку кратким изложением, повторяя основные моменты и завершите призывом к действию.
Независимо от того, передает ли меморандум хорошие или плохие новости, всегда лучше быть вежливым, точным, по существу и предлагать помощь трудолюбивым сотрудникам, которые могут в ней нуждаться. Если вам не хватает форматирования или формулировок, попробуйте просмотреть некоторые онлайн-шаблоны заметок для Word и переходите оттуда.
