Политики и процедуры, соглашения о конфиденциальности и, при необходимости, неконкурентные соглашения имеют жизненно важное значение для защиты конфиденциальной информации в компаниях любого масштаба. Однако простое требование от ваших сотрудников подписать целый ряд соглашений и включение раздела о конфиденциальности в справочник сотрудника может оказаться недостаточным для получения необходимого взноса для успеха. Как обучение по найму, так и постоянное обучение конфиденциальности, которое включает обзор политики и законодательства, а также ролевые игры и вопросы и ответы, могут расширить участие, что, в свою очередь, делает политику и процедуры более эффективными.
Основной учебный план
Базовая учебная программа должна охватывать темы, которые конкретно относятся к вашему бизнесу. Общие темы включают бизнес-планы, записи о занятости и личные дела, информацию о клиентах, данные, хранящиеся в компьютерных файлах, стратегии исследований и разработок, финансовую информацию, стратегии маркетинга и ценообразования и информацию о поставщиках. Каждая тема обучения должна помочь сотрудникам понять, почему конфиденциальность важна и какие могут быть возможные последствия несоблюдения, определить любые ограничения конфиденциальности и научить сотрудников, как решать дилеммы конфиденциальности.
Процедурное обучение
Большая часть обучения фокусируется на объяснении политики и процедур конфиденциальности. Например, модуль безопасности может определять значение «необходимо знать» и описывать процедуры защиты компьютеров при выходе из рабочей станции даже на мгновение. Модуль связи может определять авторизованные и неавторизованные способы идентификации и передачи конфиденциальной информации. Модуль удаления информации может описывать процедуры уничтожения бумажных документов или стирания данных из компьютерных файлов или уничтожения жесткого диска перед утилизацией старого компьютера.
Правовые требования
Предприятия, подпадающие под действие Закона о мобильности и подотчетности медицинского страхования от 1996 года, должны включать в себя политику и процедуры HIPAA при обучении конфиденциальности новых сотрудников. По данным Американской психологической ассоциации, обучение должно предоставлять сотрудникам информацию, необходимую им для выполнения их обязанностей, а не предоставлять все подробности о HIPAA и конфиденциальности пациентов. Темы охватывают сбор информации, обработку запросов на получение информации, хранение записей и доступ к ним, а также обработку ситуаций, связанных с нарушением конфиденциальности. Большинство компаний заканчивают обучение с помощью викторины с несколькими вариантами ответов или короткими ответами, чтобы убедиться, что сотрудники осваивают материал.
Практические учебные мероприятия
Мероприятия в малых группах полезны для иллюстрации концепций обучения и улучшения навыков решения проблем. Например, сеансы мозгового штурма в небольших группах могут основываться на различных сценариях, таких как разговоры о кулере с водой, несанкционированные лица, запрашивающие или получающие доступ к информации частной компании, и разглашающие информацию об исследованиях и разработках конкурентам, которые включают риски для конфиденциальности. Дискуссия и ролевая игра могут побудить участников определить последствия, которые могут возникнуть в результате нарушения конфиденциальности. Как только упражнение завершено, вся группа возвращается вместе и обсуждает результаты.
