Когда вам нужно обновить учебное пособие, бизнес-процесс или справочник, идеальным средством является учебная записка. Формат памятки позволяет вам ориентироваться на ваших получателей и включать своевременную последующую информацию, и особенно полезен в ситуациях, когда новые юридические соображения или необходимые шаги были добавлены в существующий процесс. Выполнив несколько простых шагов, вы можете убедиться, что ваша записка четко и лаконично передает ваши идеи, избегая при этом распространенных ошибок.
Определите свою аудиторию. Это поможет вам включить наиболее важную информацию для вашей заметки. Например, если вы пишете, чтобы объяснить, как использовать новый копир на третьем этаже, не отправляйте памятку каждому сотруднику в здании. Или, если новый закон повлияет на то, как подаются показания под присягой в юридической конторе, вам не нужно включать группу поддержки.
Введите вашу тему. Первые несколько строк должны сообщить вашим читателям, почему эта заметка важна для них. Сообщите им, что представлял собой старый процесс или какой текущий процесс применяется к этому обновлению, а также причину обновления.
Описать новые шаги или требования. Используйте только один уровень заголовков и держите ваши объяснения краткими и сфокусированными. Включите обновленную информацию, а также любые предыдущие шаги или процессы, которые больше не должны выполняться или выполняться.
Включить график времени. Четко сообщите вашей аудитории, когда новая политика вступит в силу. Если это немедленное изменение, четко укажите, есть ли какой-либо льготный период или переходный процесс для предыдущей процедуры. Например, если есть новая форма для запроса на отпуск, сообщите сотрудникам, что будет с запросами, которые уже обрабатываются.
Закрыть с последующими шагами. В конце заметки сообщите вашей аудитории, что им следует делать, если у них есть вопросы, на которые нет ответа в вашем документе. Это может быть ссылка на дополнительную документацию или контактный номер, по которому они могут позвонить. Если ваша учебная заметка является частью серии обновлений, укажите, когда будет готово следующее обновление.
подсказки
-
Ограничьте вашу заметку одной основной темой. Используйте второго человека (вас), чтобы говорить напрямую с вашей аудиторией.
