Как провести аудит поставщика

Качественные поставщики являются необходимой частью организации, поскольку они предоставляют товары и услуги, которые вы используете для обслуживания своих клиентов. Деловая практика поставщиков напрямую влияет на вашу организацию. Если у вас есть поставщик, который не может доставить вашу продукцию вовремя, это напрямую влияет на ваш доход. Аудит поставщика является необходимой частью системы менеджмента качества. Вы можете решить провести аудит нового поставщика, потому что вы планируете использовать его для своих бизнес-потребностей, или вы можете решить провести аудит текущего поставщика из-за инцидента, произошедшего в прошлом.

Свяжитесь с вашим поставщиком, чтобы назначить время проведения аудита. Обратите внимание на ответ вашего поставщика, особенно если он восприимчив к вашему аудиту. Примите во внимание время вашего поставщика и постарайтесь запланировать время аудита, которое принесет пользу обеим сторонам.

Разработайте свой план аудита и просмотрите историю качества вашего поставщика. Ваш план аудита определяется вашей причиной проведения аудита. Например, если у вас возникли некоторые производственные проблемы с вашим поставщиком, вам следует уделять больше времени проверке производственных площадей.

Приходите на объект вашего поставщика вовремя. Важно учитывать график работы вашего поставщика. Если это вообще возможно, постарайтесь не переносить ревизию, потому что она делает вашу компанию непрофессиональной.

Обратите внимание на парковку, мусорный контейнер и фронт-офис, чтобы убедиться, что они аккуратные. Обратите внимание, если вас встретят профессионально и вежливо. Все это отражает принципы управленческой команды поставщика.

Совершите экскурсию по объектам. Ищите любые дефекты оборудования или проблемы безопасности. Узнайте, сколько временных работников и сколько штатных сотрудников работают на объектах. Аудит политики доставки поставщика и наблюдение за производством и сборкой. Документируйте отношение менеджера, пока вы осматриваете объекты и проводите аудит.

Посмотрите счета-фактуры и контракты с существующими поставщиками, чтобы убедиться, что поставщик точно выставляет вам счет. Ищите любые расхождения в ценах, такие как неточные сборы и изменения в ценах, сделанные до запланированного времени. Сотрудничайте с вашим отделом кредиторской задолженности для поиска любых несоответствий в счетах поставщиков, включая необъяснимые различные расходы и неточные расходы на доставку и транспортировку.

Проверьте условия бизнеса нового поставщика. После нескольких месяцев использования нового поставщика вы должны пересмотреть образец партии счетов поставщика построчно и бизнес-контракты, чтобы увидеть, соответствуют ли условия. Если вы обнаружите несоответствие, подтверждающее, что у вас завышена сумма, обратитесь к поставщику с просьбой о возмещении.

Делайте хорошие заметки о вещах, которые вы наблюдаете. Это поможет вам, когда придет время написать свою оценку и представить ее руководству. Добавьте как можно больше подробностей в свои заметки, чтобы вы могли эффективно решать любые проблемы.

Напишите свою оценку. Включите в свою оценку любые рекомендации и подкрепите их доказательствами. Например, если вам рекомендовано новое оборудование, документируйте дефектное оборудование, которое вы заметили при проведении аудита. Предоставьте поставщику оценку и обсудите любые проблемы, которые есть у вашего поставщика.