Лучшие практики управления контрактами рекомендуют регулярно проводить проверки соответствия контрактов. Однако, в отличие от аудита финансовой отчетности, который обычно проводится ежегодно, проверки контрактов происходят чаще. Например, график аудита для контрактов на проектирование и строительство часто включает в себя ежемесячные проверки платежей, а также ежеквартальные, полугодовые или ежегодные проверки для более длительных проектов. Полное понимание процедур аудита соответствия повышает вероятность того, что вы обнаружите ошибки, которые в противном случае могли бы привести к расточительным расходам и перерасходу средств.
Установить цели аудита
Если проверка происходит в течение жизненного цикла контракта, будут определены цели аудита. Контрольный аудит, который проводится в начале жизненного цикла контракта, обычно фокусируется на оценке процессов и внутреннего контроля подрядчика. Цель состоит в том, чтобы улучшить коммуникации, а также выявить и упростить процессы, подверженные риску перерасхода. Аудит восстановления - тот, который проводится ежемесячно или до наступления окончательного платежа по контракту, - ищет несоответствия в выставлении счетов, такие как недействительные, завышенные и дублирующие платежи. Цель состоит в том, чтобы предотвратить ошибки при выставлении счетов и восстановить переплаты.
Соберите команду аудита
Принимая решение о размере и составе аудиторской команды, обратите внимание на размер и сложность контракта. Как минимум, команды контроля и аудита должны включать менеджера по контракту, представителя бухгалтерии и нейтральную третью сторону. Тем не менее, крупные или сложные контракты могут потребовать дополнительных членов команды, которые знакомы с процедурами управления контрактами и аудита. Если аудит раскрывает мошеннические действия, может потребоваться привлечение опытного судебного бухгалтера или мошенника.
Контрольный Аудит
Контрольный аудит касается главным образом процедур выставления счетов и оплаты, а также превентивного контроля. Процедуры включают интенсивный пересмотр контракта, а также процедуры выставления счетов как для подрядчиков, так и для кредиторской задолженности, а также процедуры ввода данных о платежах. Обзор ищет адекватный внутренний контроль, такой как разделение обязанностей, система авторизации и информационная безопасность. Тесты могут включать создание, обработку и оплату образца счета-фактуры, часто с преднамеренными ошибками, чтобы увидеть, эффективны ли существующие средства контроля.
Процедуры аудита восстановления
Ежемесячные ревизионные проверки восстанавливают последний отчет о стоимости работы подрядчика с суммами, выставленными за текущий период. Аудиторы начинают с рассмотрения отчета о стоимости работы и сравнения его с условиями выставления счетов и оплаты. На основании наличия любых красных флажков аудиторы могут выбрать и протестировать только несколько или несколько выборочных транзакций для различных типов затрат, таких как затраты на оплату труда, материалы, административные и накладные расходы. Тесты транзакций обычно состоят из пересчетов и построения контрольных журналов. Согласно KPMG, аудиторской, налоговой и консультационной компании, аудиторы ищут расхождения, такие как значительные сверхурочные, реклассификации затрат, начисления затрат, необычные или отсутствующие описания затрат, большие или необычные суммы в долларах, затраты, понесенные до начала контракта, и накладные расходы домашнего офиса. расходы.
Создать отчет о последующей деятельности
После аудита группа готовит и представляет окончательный отчет владельцу бизнеса и подрядчику, как правило, на очной встрече. Хотя полученные данные определяют объем информации, содержащейся в отчете, основное внимание уделяется выявлению, объяснению и предоставлению рекомендаций по устранению расхождений или неэффективных процедур. Аудиторы также устанавливают цели, а также объясняют процедуры проверки контрактов и аудиторских испытаний.
