Деловые отчеты часто помещаются в прочный пластиковый переплет или переплетаются с использованием спирального или гребенчатого переплета, чтобы обеспечить их удержание несколькими читателями. Формат отчета, который бизнесмены используют для связанных отчетов, называется «формат рукописи». Отчет в формате рукописи содержит несколько разделов: титульный лист, сопроводительное письмо, оглавление, резюме, введение, предыстория проблемы или ситуации, обсуждение, решение, заключение, цитируемые работы. и приложения.
Начните отчет с создания титульного листа. Титульный лист может быть отформатирован несколькими различными способами, но он должен содержать заголовок отчета, имя автора, имя получателя и дату.
Создать письмо о передаче. Хотя в отчете может быть несколько получателей, письмо о передаче адресовано главе комитета или высокопоставленному лицу. Письмо о передаче вводит назначение и охватывает основные моменты. Это действует как предварительное резюме для получателя отчета.
Напишите основную часть отчета, начиная с введения. Во введении описывается цель отчета, проблема, которую вы обсуждаете, и масштаб проблемы. Например, если темой отчета является отсутствие парковки на вашем рабочем месте, вы должны описать проблему с парковкой, причину, по которой ваша компания должна решить проблему, и какие парковки вы обсуждаете.
Создайте раздел под названием «История вопроса» и «Цель», в котором будет обсуждаться любая соответствующая справочная информация. Получатель отчета может быть уже осведомлен об этой информации, но в том числе он предоставит остальной части комитета подробный обзор, а также продемонстрирует ваши знания по этой теме. В качестве примера парковки вы могли бы обсудить тот факт, что участки были достаточными, когда вы начинали, но после слияния компании в 2004 году у новых сотрудников возникли проблемы с поиском парковки.
Напишите раздел, в котором обсуждаются различные решения проблемы. Руководство захочет получить информацию обо всех возможных решениях или о всех возможных причинах в случае аналитического отчета проблемы. Покройте каждое решение или причину подробно и предоставьте доказательства для каждого.
Опишите лучшее решение или наиболее вероятную причину. Если вы пропагандируете решение, предоставьте бюджет и график решения, чтобы у руководства была четкая картина всех денег и работы, связанных с внедрением решения. Если вы описываете наиболее вероятную причину, объясните, что может потребоваться для ее устранения.
Напишите заключение, которое обобщает отчет и повторяет необходимость внедрения вашего наилучшего решения или устранения наиболее вероятной причины. Предоставьте информацию о действии, например, соответствующие даты собрания для голосования по решению или другую информацию о собрании.
Создайте процитированный раздел работ, в котором перечислены все ваши источники. Это позволит руководству узнать больше о проблеме или проверить ваши факты.
Поместите любые приложения, например, копию опроса или подробную схему, в конце отчета.
Создайте резюме после написания основной части отчета. Затем поместите резюме непосредственно за оглавлением в отчете. Резюме должно составлять примерно 1/10 от длины основной части отчета и должно быть всеобъемлющим обзором всего отчета. Целью резюме является предоставление подробного резюме всего отчета для комитета.
Напишите оглавление в последнюю очередь, но поместите его за передаточное письмо. Когда вы закончите с текстом отчета, введите все основные заголовки и подзаголовки и поместите их в оглавление вместе с номером страницы.
Привязать отчет. Если ваш отчет будет прочитан только один или два раза, прозрачная пластиковая крышка со скользящим переплетом будет выглядеть профессионально и будет достаточно прочной для нескольких применений. Если ваш отчет должен быть более надежным, отнесите его в копировальный магазин и попросите связать его. Копировальный цех может нанести на отчет высококачественную пластиковую крышку и вставить на нее переплет. Гребешковое переплетное устройство является подходящим недорогим вариантом, но спиральное переплетное устройство будет наиболее долговечным и привлекательным выбором всего за несколько долларов.
