Финансовые отчеты для акционеров, маркетинговые планы и оценки качества - все это примеры отчетов, написанных для бизнеса. Краткий отчет такой же, как и любой другой отчет, но с меньшим количеством страниц. В нем должны быть изложены основные цели отчета, обобщены исходные данные, рассмотрены альтернативы и рекомендованы дальнейшие действия. Относитесь к отчету как к проекту - спланируйте его, а затем напишите в ясном и простом стиле. Шорт - это хорошо, потому что более вероятно, что занятые или бескорыстные, но ответственные стороны его прочтут.
планирование
Познакомьтесь с начальством, чтобы уточнить требования, потому что они будут определять формат и содержание отчета. Например, отчет об оценке проекта не будет структурирован так же, как маркетинговый план или финансовый отчет.
Изучите справочные материалы, включая документы, предоставленные вам, когда вам было поручено письменное задание, и материалы, которые вы собираете независимо от Интернета, библиотеки, а также от встреч и бесед с заинтересованными сторонами (такими как руководители бизнес-единиц, поставщики и клиенты).
Подготовьте шаблон отчета, включая резюме, введение, разделы для альтернатив и предлагаемых решений, рекомендации и заключение.
содержание
Напишите вступление. Обычно не более абзаца, во введении должна быть указана цель отчета и определены ключевые вопросы. Это должно быть руководство для остальной части отчета, но не должно резюмировать его. Например, первая строка может быть следующей: «Цель этого отчета - изучить решения текущих проблем с качеством на нашем производственном предприятии», после чего следует краткий обзор основных проблем.
Соберите текст отчета. В примере с производственным оборудованием разделы могут включать технические детали, список альтернативных решений, а также анализ затрат и выгод для каждого из них и рекомендации. Бизнес-план будет иметь другой набор разделов, таких как исследование рынка, конкурентный анализ и финансовые прогнозы. Независимо от формата, разделы должны быть в логическом порядке, чтобы читателю не приходилось переворачиваться, чтобы выяснить содержание.
Завершите отчет, вернувшись к целям отчета. Для примера производственного объекта, заключение может быть планом реализации рекомендованного решения. Для финансового отчета, заключение может быть бизнес-перспективы.
Перечислите ссылки, цитируемые в тексте, указав публикацию, из которой они вышли, название, автора и дату. Перечислите другие соответствующие источники в разделе библиографии или ресурсов.
Написать резюме. Примерно в параграфе или в двух, подведите итоги отчета, чтобы занятой руководитель мог понять ключевые моменты и просмотреть детали позже. Для финансового отчета резюме может быть просто таблицей, показывающей основные тенденции продаж и прибыли.
Подготовьте титульный лист с заголовком отчета, датой, фамилиями и аффилированными лицами авторов. Включите оглавление для отчетов более 15 страниц.
Направьте письмо для переадресации лицу (руководителю или сотруднику по контрактам), а не в отдел. Определите ключевые рекомендации отчета, укажите свои контактные данные и перечислите вложения.
подсказки
-
Таблицы, диаграммы и подробные расчеты следует размещать в виде приложений, но основные выводы должны быть включены в основной отчет.
