Короткие отчеты - эффективный инструмент общения с генеральным менеджером, который обычно является занятым руководителем. Они могут использоваться для составления отчетов о ходе выполнения проекта, еженедельных или ежемесячных финансовых прогнозов или отчетов о производственных операциях. В отличие от полных отчетов, которые требуют обширных исследований и подробностей, короткие отчеты требуют только основной, но самой важной информации. Написание короткого отчета следует схожему стилю написания отчета, за исключением того, что краткое изложение, предыстория, содержание, заключение или рекомендации являются краткими.
Соберите данные, относящиеся к проекту, о котором вы сообщаете. Сделайте это, используя доступные данные, такие как финансовые отчеты, технико-экономические обоснования и обследования, которые уже были проведены. Используйте соответствующие справочные материалы, такие как книги или информацию от информированных третьих сторон, таких как отраслевые эксперты, в качестве данных для вашего отчета.
Введите дату, имя генерального менеджера, которому вы отправляете отчет, ваше имя, вашу подпись и тему отчета в верхнем левом углу листа.
Кратко суммируйте содержание отчета, указав проблему, результаты, достигнутый на данный момент прогресс или предложение по решению проблемы. Укажите кратко, что вы ожидаете, будут выгоды от проекта.
Опишите общую информацию, написав краткую историю текущего проекта или бизнес-задачи, о которой вы сообщаете. Включите имена людей, вовлеченных в задачу или проект, таких как члены проектной команды, тренеры или руководители отделов. Предоставьте дальнейшее объяснение, о чем задача или проект.
Напишите основную часть или содержание отчета, включив выводы и данные, собранные на шаге 1. Предоставьте краткий анализ результатов и укажите, что они значат для всего проекта и бизнеса. Включите диаграммы, вопросники, опросы и ссылки в отчет, чтобы поддержать ваш анализ.
Сделайте вывод, кратко изложив состояние проекта или задачи. Предоставляйте рекомендации только в том случае, если об этом попросил генеральный менеджер. Дайте две краткие и самые важные рекомендации, которые суммируют все другие рекомендации, которые в противном случае вы бы перечислили в более длинном отчете.
подсказки
-
Несмотря на то, что отчет короткий, он не должен оставлять читателя без ответа. Предоставьте всю необходимую информацию на четком и точном языке.
