Мы используем деловые письма почти каждый день в наших транзакциях.Однако, вы когда-нибудь задумывались над определением делового письма? Эта вездесущая форма общения имеет довольно много функций, которые мы используем каждый день, но мы не часто думаем об их конкретных соглашениях.
подсказки
-
Деловые письма являются формальными и используются в деловой переписке.
Определение делового письма
Деловое письмо - один из многих типов писем там. Это просто особый вид формального письма, которое отправители и получатели используют для переписки друг с другом о деловых операциях, которые они не могут выполнять в устной форме эффективным образом. Деловые письма могут использоваться для общения между предприятиями, между предприятиями и клиентами, а также между клиентами и предприятиями. Есть несколько важных элементов, которые составляют общий формат делового письма. Когда они идентифицированы в письме, это то, что фактически квалифицирует его как деловое письмо.
Дата и адрес отправителя
Каждое деловое письмо обладает тем уникальным качеством, что самой первой строкой письма является дата. Это указывает дату, когда письмо было написано или когда письмо было завершено. Это, очевидно, не обязательно должна быть дата, когда получатель получил письмо. Чуть ниже даты письма вы должны указать адрес отправителя. Вы не должны включать имя отправителя в эту часть. Там будет место для этого позже. Иногда, когда вы печатаете письмо на официальном бланке вашей компании, ваш адрес уже будет включен в бланк. В этом случае вам не следует указывать адрес отправителя под датой. Это было бы излишним.
Адрес получателя
Далее идет адрес получателя. Если вы знаете имя получателя, вы должны указать имя этого человека в его адресе. Вы также должны указать правильное название для этого лица, например, мисс, миссис, мистер, доктор и так далее. Когда вы пишете адрес получателя, вы должны указать его страну. Это особенно важно для международных деловых писем. Не забудьте прописать название страны целиком, а не только первую букву. Если вы не знаете имя получателя, вы можете ссылаться на человека по его должности в компании, в которой он работает, например, «Генеральный директор», «Директор» и так далее. Это всегда безопаснее, чем делать предположения о его имени или звании, когда вы не очень хорошо его знаете.
Приветствие письма
После адреса получателя приходит приветствие письма. Конечно, вы должны поддерживать свое приветствие в соответствии с именем, которое вы использовали для получателя в адресе получателя. Там может быть небольшой конфликт о том, какой тип приветствия использовать, когда вы знаете имя человека. Вы называете человека «сэр» или «мадам», или вы называете человека по имени? Лучше всего относиться к ситуации так, как вы бы относились к ней в реальной жизни. Вы вряд ли будете на связи с кем-то, кого вы лично не знаете. Итак, если вы лично знаете получателя и обычно называете его по имени, тогда можно использовать ее имя. В противном случае лучше называть ее «мадам». Кроме того, если вы не знаете пол человека, вы должны использовать «к кому это может относиться» как приветствие.
Тело и закрытие письма
Тело должно быть написано в официальной форме. Ваши строки должны быть через один интервал, кроме случаев, когда вы вставляете двойной пробел между абзацами. Последний абзац должен быть кратким изложением того, что было указано в письме.
Чтобы закрыть письмо, вы должны использовать такие фразы, как «наилучшие пожелания» или «спасибо» после запятой. После закрытия должно быть четыре строки, после чего вы напишите имя отправителя. В этом месте вы ставите свою подпись после того, как напечатали письмо.
