Наличие высококвалифицированного менеджера, помогающего управлять всеми отделами, является неотъемлемой частью успешного бизнеса. Например, менеджер должен управлять отделом закупок. Если вы оказались этим менеджером, то вам нужно точно понимать, что делает отдел закупок для бизнеса. Проще говоря, отдел закупок отвечает за совершение деловых покупок, включая оборудование, расходные материалы и все остальное, что необходимо для обеспечения бесперебойной работы бизнеса. Менеджер должен контролировать каждый аспект этой ключевой функции работы для бизнеса.
Ведите подробные записи. В целях налогообложения предприятия должны очень тщательно отслеживать все расходы и приобретенные товары. Работайте в тесном сотрудничестве с бухгалтерией компании, чтобы хранить бумажные копии и электронные записи всех ваших покупок. Обучите всех сотрудников в вашем отделе конкретному методу ведения учета и регистрации.
Планируйте заранее. Когда дело доходит до совершения покупок, чем раньше это удастся сделать, тем лучше. Назначьте конкретного сотрудника или группу сотрудников, чтобы отрегулировать все покупки вашего отдела и определить наилучшее время для переупорядочения. Например, вы и ваша команда можете решить, что самое подходящее время для переупорядочения чернил в офисе - это когда в комнате подачи остается только один дополнительный чернильный картридж на принтер.
Обрабатывайте разумные заказы на покупку как можно скорее. Часть сотрудников вашего отдела должна отвечать за обработку заказов на покупку, отправленных из других отделов. Например, отделу маркетинга может потребоваться заказ нового компьютера. К тому времени, когда вы получите заказ на покупку, покупка уже будет одобрена. Поэтому ваша команда может сосредоточиться на покупке товара и отслеживании расходов.
При управлении отделом закупок руководствуйтесь здравым смыслом. Одной из ваших ключевых функций работы является обработка заказов на покупку. Однако вам также следует обратить внимание на то, что вы заказываете. В некоторых компаниях различные другие отделы в здании могут запрашивать чрезмерные или ненужные покупки, которые вы ожидаете сделать. Если вы заметили эти типы покупок, вы должны уведомить своего начальника, главного финансового директора, владельца бизнеса или совета директоров, в зависимости от иерархии в вашей компании.
