В письме о приглашении к участию в конкурсе вы будете представлены как инициатор предложения и предложите потенциальным ответчикам узнать больше. В письме будут обобщены и переданы материалы и инструкции, необходимые для ответа на ваше приглашение к участию в торгах. Вы скажете своим читателям, кто вы, что вы ищете и как вы будете отвечать на вопросы участников. Они узнают, как вы хотите получать ставки и каковы ваши сроки. Несмотря на то, что в письмах с предложениями о торгах часто используются формальные, табличные и меморандумные форматы, вы можете использовать формальное письмо, чтобы представить краткое изложение вашего процесса торгов и выделить его ключевые моменты.
Пригласите читателей представить предложения, которые соответствуют приложенным документам. Ваши тендерные документы могут содержать описание процесса оценки и инструкции для участников тендера, в которых указывается формат и содержание материала, подлежащего представлению. Они также могут включать в себя условия, которые участники должны ожидать в контракте, а также подробное описание или спецификации услуг или товаров, которые вы запрашиваете. Для руководства ваших читателей предоставьте маркированный список документов заявки, которые вы приложили к вашему письму.
Определите себя в качестве заявителя. Кратко представьте свой бизнес с обзором вашей миссии, местоположения и веб-сайта. Укажите также имя и контактную информацию контактного лица читателя по всем вопросам, связанным с привлечением заявок. Это может быть вы или кто-то еще, кому вы делегировали управление процессом торгов.
Опишите усилия, для которых вы запрашиваете предложения. Укажите такие данные, как местоположение, бюджет, объем и размер предприятия. Обсудите, как усилия вписываются в ваши общие цели и задачи.
Представьте свой график на весь процесс торгов. Укажите свои сроки и места получения писем о намерениях, вопросов и предложений. Укажите даты любых запланированных событий, связанных с заявками, таких как предтендерная встреча, открытие торгов и публичный шорт-лист, отборочные или призовые собрания.
Обратитесь к читателям к прилагаемым инструкциям для участников торгов, чтобы получить подробные инструкции о том, что и в каком формате подавать. Подчеркните, что необходимо уделять пристальное внимание предписанным форматам и требованиям, и упомянуть возможность дисквалификации заявок в случае несоблюдения. Четко укажите основание или критерии присуждения заявки и любую другую информацию, которую вы хотели бы выделить, например, количество требуемых копий, а также то, как заявки должны быть запечатаны, упакованы и маркированы.
Повторите ваше приглашение к участию в торгах, а затем поблагодарите читателя за его интерес. Формально закройте письмо, а затем подпишите свое имя и должность.
подсказки
-
Конкурсные предложения могут стать сложными. Проконсультируйтесь с юристом, прежде чем оформлять письмо и пакет предложений. Проверьте ваше письмо на наличие грамматических и орфографических ошибок.
Отформатируйте ваше письмо, а затем распечатайте его на бланке.
