Если вы работаете в сфере бизнес-бизнес, скорее всего, в какой-то момент вам потребуется разработать бизнес-предложение или письмо с предложением. Это документ, который используется, чтобы предлагать продукты или услуги вашей организации потенциальным клиентам на основе определенных параметров, таких как объем, стоимость, сроки и бюджет.
Что такое проектное предложение? Этот документ, также известный как деловое предложение или письмо-предложение, обычно имеет определенный формат с определенными требованиями, которые зависят от вашей отрасли. Тем не менее, главная цель письма-предложения - всегда доказать потенциальному клиенту, как ваш бизнес может помочь решить проблемы, с которыми он сталкивается.
Что такое письмо с предложением?
Письма с предложениями могут быть либо запрошены бизнесом, либо могут быть незапрошенными. Запрос может быть таким же простым, как запрос потенциального клиента после запроса о продаже, или формальный процесс, называемый RFP, или запрос предложения. Этот процесс обычно включает в себя несколько организаций, отправляющих конкурентные предложения, чтобы выиграть бизнес потенциального клиента. В зависимости от отрасли и типа запроса предложений предложение должно охватывать конкретные требования, изложенные в перспективе.
При работе с незапрошенными предложениями или неофициальными запросами нет никаких официальных указаний, которым вы должны следовать. Тем не менее, важно составить документ, который отвечает на вопросы, которые могут возникнуть у вашего потенциального клиента, в четкой и сжатой форме. Хотя в этих случаях формальных требований может и не быть, все равно жизненно важно следовать логической структуре и охватывать критические аспекты вашего бизнеса и то, как он решает проблемы, с которыми сталкивается потенциальный клиент.
Деловое предложение или письмо-предложение должны включать следующие критерии, независимо от отрасли и процесса:
- Сопроводительное письмо
- Титульный лист
- Оглавление
- Управляющее резюме
- Обзор проблемы, с которой сталкивается перспектива
- Цели или задачи предложения
- Что делает вашу организацию квалифицированной для решения проблемы
- Область применения, включая цену и сроки
- Призыв к действию
- Контакты
Проведите исследование, прежде чем начать свое предложение
Прежде чем начать печатать, важно собрать всю необходимую информацию в одном месте. Постарайтесь выяснить, кто будет читать предложение и является ли он лицом, принимающим решения. Приспособьте свое предложение к своей аудитории, гарантируя, что вы предоставите всю информацию, которую они будут искать.
Узнайте, с какими болевыми точками сталкивается перспектива. Определите, как ваша организация лучше всего подходит для решения своих проблем по сравнению с вашими конкурентами. Перечислите элементы, которые отличают вас от аналогичных предприятий, с которыми потенциальный клиент может говорить.
Убедитесь, что потенциальный клиент имеет в виду бюджет или график, и убедитесь, что ваши внутренние ресурсы соответствуют этим требованиям. После того, как вы выбрали, какое из ваших предложений будет наиболее полезным для вашей перспективы, вам нужно будет рассчитать свои внутренние расходы, прежде чем указывать им цену.
Предоставить объем проекта
Определение объема проекта является основным компонентом формата написания предложений. Записав эту ключевую информацию, вы сможете начать писать свое предложение. Потратьте некоторое время, чтобы составить ключевые детали сферы. Первым элементом является выяснение того, кто будет выполнять работу в вашей организации, кто будет управлять процессом и кто будет основным контактным лицом для вашего клиента.
Затем вам необходимо определить, что именно нужно сделать, чтобы помочь клиенту справиться со своими болевыми точками. Опишите шаги, которые предпримет ваша организация, и процесс, который вы будете использовать для решения проблем потенциального клиента. Вы также должны перечислить показатели, которые ваша организация будет использовать для измерения успеха результата.
Наконец, опишите график как можно более подробно, указав основные этапы, с которыми ваша компания справится, чтобы завершить проект к дате, которую вы предложили. Будьте щедрыми в оценке ваших сроков, учитывая любые непредсказуемые проблемы, которые могут возникнуть. Это делается для того, чтобы предоставить вашему потенциальному клиенту реалистичный отчет о том, что вы можете ему предоставить.
Начните с введения и резюме
Представление вашего письма-предложения должно включать информацию о вашей компании и бренде, а также информацию о том, кто вы и чем занимаетесь. Если вы часто пишете письма с предложениями, вы можете разработать стандартный текст о вашей компании, который вы можете использовать каждый раз.
Резюме должно включать соответствующие пункты вашего предложения. Хотя вам не следует пытаться обобщить каждый аспект документа, включите информацию о том, почему ваша компания подходит для этой работы и как вы поможете справиться с болевыми точками потенциального клиента.
Разработайте основную часть предложения
Основная часть предложения должна включать детали проблемы, с которой сталкивается ваша перспектива. Чтобы продемонстрировать свое понимание их проблем, изучите особенности их ландшафта и трудности, с которыми они сталкиваются ежедневно. Это помогает показать вашу перспективу того, что вы хорошо разбираетесь в тех областях, которые для них важны.
Опишите цели вашего предложения. В первую очередь это будет означать, что вы намерены помочь им решить их бизнес-проблемы с помощью предлагаемых вами продуктов или услуг. Предоставьте подробную информацию о том, что отличает вашу компанию от конкурентов и почему вы лучше подходите для работы с потенциальными клиентами, чем они. Это может включать в себя беседу о других организациях, с которыми вы работали, показ примеров предыдущих проектов и предоставление сведений о ваших знаниях и опыте.
Предоставить спецификации и предположения
Включите объем, который вы обрисовали в общих чертах с конкретными ценами и графиками. Ваша компания может не знать все детали требований потенциального клиента, поэтому вам, возможно, придется принять несколько вещей, таких как их внутренний бюджет и временные ограничения. Вы можете включить эти предположения в предложение и даже предоставить несколько вариантов. Например, вы можете предоставить оценки для четырехнедельного, шестинедельного и восьминедельного циклов с соответствующими ценами для каждой временной шкалы.
Закрыть с сильным аргументом
Ваше заключение по письму с предложением должно включать краткое изложение информации, которую вы предоставили потенциальному клиенту. Благодарим их за то, что вы нашли время рассмотреть предложение, которое вы выдвинули, и предоставить им информацию о том, что делать дальше. Крайне важно включить призыв к действию в ваше бизнес-предложение. Это может включать в себя звонок вам для дальнейшего обсуждения предложения или организацию встречи для подписания соглашения. Наконец, включите информацию о том, как они могут связаться с вами, с помощью нескольких вариантов, таких как электронная почта, телефон и веб-сайт.
Следуйте рекомендациям
Чтобы сделать ваше письмо с предложением более эффективным, отправьте вместе с сопроводительной документацией. Это может включать в себя тематические исследования ваших прошлых клиентов, отзывы счастливых клиентов и электронные таблицы со статистикой, показывающей ваш показатель успеха.
Обязательно напишите свое предложение на фирменном бланке и разработайте его графическим дизайнером, если у вас есть ресурсы, доступные вам. Уделение внимания визуальному элементу может помочь вашей компании выделиться среди конкурентных предложений, которые может получить потенциальный клиент.
Не забывайте следить за
Хотя это и не является прямой частью документа письма с предложением, одним из ключевых элементов отправки предложения является отслеживание перспективы. Позвоните или напишите вашему потенциальному клиенту через несколько дней после отправки письма с предложением, чтобы узнать, есть ли у него какие-либо вопросы или отзывы относительно документа. Предлагаем уточнить любые элементы, по которым им может понадобиться дополнительная информация. Продолжая, вы помогаете развивать прочные отношения с перспективой.
