Федеральный закон о трудовых стандартах гласит, что компании должны отслеживать рабочее время сотрудников, но не указывает, как это делается. Хотя это означает, что вы можете использовать что угодно - от бумажного регистрационного листа до сложной компьютерной системы, - в конечном итоге ответственность за правильность расписаний несут компании, а не сотрудники. По этой причине метод не так важен, как поиск системы, которая работает, и постоянное ее использование.
Требования к отслеживанию
FLSA требует, чтобы записи о заработной плате включали конкретные данные о отработанных часах и заработной плате сотрудника. Независимо от того, как вы ведете учет рабочего времени, данные о рабочем времени должны включать время и день, когда начинается рабочая неделя сотрудника, часы, отработанные каждый день, и общее количество часов, отработанных каждую неделю. Кроме того, вы должны хранить исходные документы - такие как временные карты, графики работы и рабочие билеты - в течение двух лет, либо на месте, либо в центральном хранилище за пределами площадки.
Отслеживание стандартного времени
Отслеживание стандартного времени работает как для сотрудников, работающих на полную, так и на неполную занятость, независимо от того, работают ли они в одно и то же или разное время в неделю. При стандартном отслеживании сотрудники должны вводить и выводить данные с помощью электронных часов или компьютера два-четыре раза в день в зависимости от того, устраивают ли они обеденный перерыв. Согласно Министерству труда США, вы можете установить политику, такую как время записи с точностью до пяти минут или одной десятой часа, которая учитывает незначительные расхождения между записями часов и фактическими часами работы, так как не все сотрудники могут синхронизировать или в одно и то же время.
Отслеживание исключений
Вы можете записывать часы, используя отслеживание исключений для административных или других сотрудников, которые обычно работают в одно и то же время каждую неделю. С отслеживанием исключений вы создаете форму, показывающую стандартное рабочее время, и требует, чтобы сотрудники записывали время, только если оно отличается от обычного рабочего дня. Например, если рабочий день обычно начинается в 8 часов утра, а работник прибывает в 8:10 утра, но работает остаток дня в обычном режиме, время начала будет отображать исключение, а продолжительность рабочего дня будет 10 минут.
Отслеживание сотрудников за пределами площадки
Большинство предприятий используют компьютерное программное обеспечение для отслеживания рабочего времени сотрудников, работающих дома или за пределами офиса. Виртуальное время отслеживает записи посещаемости в режиме реального времени, чаще всего до секунд. Настройте программу на автоматический запуск при входе пользователя в систему на своем рабочем компьютере, чтобы уменьшить вероятность того, что сотрудник забудет ввести его. Таким образом, первый экран, который сотрудник будет видеть каждое утро, - это его виртуальная временная карта. Варианты виртуального времени отслеживания варьируются от бесплатных программ до проприетарного программного обеспечения.
