Написание отчетов в необходимом навыке на всех уровнях бизнеса. Написание четких, кратких отчетов является ключевым навыком для эффективного делового общения. Эффективный, хорошо составленный отчет может стимулировать продажи, создавать более сплоченные и лучше функционирующие команды, оптимизировать процессы и улучшать финансовые операции. Отчеты могут предупреждать руководство о возможностях для роста бизнеса, определять области, в которых может быть реализована более высокая эффективность, и устанавливать согласованные бизнес-процедуры. Поскольку это так важно для функционирования большинства предприятий, написание отчетов считается одной из наиболее важных форм делового общения.
Соображения
Написание отчетов, потому что это такая важная часть делового общения, должно быть хорошо спланировано. Важные соображения включают в себя знание аудитории, для которой составляется отчет, причин написания отчета, конечной цели, для которой предназначен отчет, и конкретных сотрудников, необходимых для предоставления информации, необходимой для завершения отчета. Крайне важно определить количество бизнес-ресурсов, которые пойдут на написание отчета, и сравнить ценность этих ресурсов с чистой прибылью, ожидаемой от создания отчета. Если для написания отчета требуется много ценных ресурсов, но отчет принесет лишь небольшую пользу, это неэффективный проект. Может потребоваться менее трудоемкая форма делового общения, такая как меморандум.
планирование
После того, как все соображения были изучены и задокументированы, автор отчета - или руководитель проекта, если несколько авторов создают отчет - создает план. Планирование важно для эффективного делового общения, нигде больше, чем при написании отчетов. Комплексный план написания отчета включает в себя график создания отчета, необходимые материалы, список всех участников и все необходимые сопутствующие материалы и материалы, такие как художественные работы.
производство
Производство - главный шаг во всех проектах делового общения. При написании отчета производство может занять всего один день или несколько месяцев, в зависимости от масштаба проекта. Важно периодически консультироваться с планом в ходе длительных проектов по составлению отчетов, чтобы обеспечить своевременное завершение проекта.
Обзор
Отчет обычно проверяется, по крайней мере, автором, прежде чем он будет доставлен конечным получателям. Хорошая грамматика и стиль необходимы для любого делового общения, поэтому обзор должен включать - как минимум - обзор орфографии и пунктуации. Если позволяет время, следует провести более тщательный анализ контента. Если возможно, корректором должен быть тот, кто просматривает материал заново; «свежие глаза» склонны обнаруживать опечатки или грамматические проблемы, которые может не заметить тот, кто принимал непосредственное участие в создании отчета.
Доставка
Доставка отчета может принимать несколько форм: Отчет может быть представлен в виде слайд-шоу и обсуждения, распечатан и отправлен по электронной почте всем получателям или разделен на несколько разделов и доставлен различным получателям в течение нескольких недель. Может быть представлена более короткая версия длинного отчета, а полная версия предоставляется в печатном виде. Способы доставки диктуются объемом отчета, доступностью автора для представления результатов и географическим местоположением получателей.
