Написание политики закупок может показаться пустой тратой времени, особенно в небольшой компании. Но официальная политика, понятная всем сотрудникам, поможет вам разумно расходовать свои операционные деньги. По мере вашего развития, письменные правила станут критически важными для вашего успеха. Напишите свою политику покупок с теми, кто будет ее использовать. Если они не могут понять политику, или если процесс слишком сложный или громоздкий, сотрудники разочаруются и с большей вероятностью либо совершат ошибки, либо намеренно проигнорируют политику, чтобы выполнить работу.
Решите, кто будет иметь полномочия делать покупки от имени компании. Установите любые ограничения на полномочия по закупкам и определите, кто будет утверждать покупки сверх этих лимитов.
Напишите руководящие принципы для выбора продавца. Определите, как будет работать процесс подачи заявок и сколько предложений должно быть получено для каждой возможности. Объясните все критерии, которые покупатели должны использовать для оценки предложений. Критерии могут включать цену, качество, страховку, продолжительность работы поставщика и многое другое.
Укажите обстоятельства, при которых работники могут заключать контракт. Описать процесс утверждения контракта и назначить полномочия для подписания контракта. Установите максимальный лимит контракта. Укажите, как часто должны оцениваться обычные сервисные контракты.
Установить правила приема подарков и блюд от продавцов. Некоторые компании разрешают еду, но не подарки, в то время как другие компании разрешают подарки до определенной долларовой стоимости. Некоторые компании разрешают групповые подарки, но не личные подарки, а некоторые запрещают дарение продавцом полностью.
Разработка политики конфликта интересов. Некоторые компании запрещают сотрудникам совершать покупки у продавцов, в которых они заинтересованы, а другие распространяют запрет на компании, в которых заинтересован близкий друг или член семьи. Третьи не применяют таких ограничений.
Установить правила конфиденциальности. Укажите, какие виды информации считаются конфиденциальными, и укажите период времени, в течение которого работникам, владеющим этой информацией, запрещено ее публиковать.
Объясните свою систему заказа. Дайте инструкции по написанию и выдаче заказов на покупку. Если ваша компьютерная система позволяет вам устанавливать минимальные запасы и оповещать о покупках при достижении этих уровней, объясните, как это сделать. Если ваш бизнес складирует товары с использованием штрих-кода или другой компьютерной системы, предоставьте инструкции по изменению существующих продуктов и настройке новых.
Документируйте политику, которую другие сотрудники, например принимающий персонал, будут использовать, чтобы агенты по закупкам знали о пропавших, поврежденных или неправильных отправлениях
подсказки
-
Вы можете пожелать, чтобы адвокат рассмотрел любой договорный документ, прежде чем подписать его.
Правила печати на бумаге с логотипом.
Предупреждение
Публично торгуемые компании обычно придерживаются строгой политики в отношении конфликта интересов. Проконсультируйтесь с адвокатом, если вы пишете политику закупок для публичной компании.
