Письма с предложениями могут служить важным инструментом для привлечения новых клиентов, начала новых проектов и развития бизнеса. От макета и дизайна до языка, используемого в документе, бизнес-лидеры должны рассмотреть все аспекты предложения, прежде чем отправлять его предполагаемому получателю, чтобы максимизировать эффективность документа. Так же, как открытие такого письма имеет решающее значение для того, чтобы читатель прочитал полное содержание, последние несколько предложений письма с предложением также имеют особое значение, так как это последние слова, которые получатель прочитает перед тем, как принять решение.,
Написание эффективного предложения
Чтобы написать эффективное письмо с предложением, полезно начать со сбора всей соответствующей информации, которую вы планируете включить в документ. Это может включать в себя статистику, цифры бюджета, даты, определения и учетные данные вашей компании. Вы также можете начать с наброска, который является инструментом для письма, который может помочь вам спланировать различные категории вашего предложения.
Представление вашего предложения должно вызвать интерес читателя и, вероятно, будет включать некоторую основную информацию о вашей компании и о том, почему она подходит для выполнения конкретной задачи. Введение может также включать в себя широкий обзор темы предложения, чтобы получатели понимали, что они собираются прочитать и почему они должны продолжать читать. Некоторые предложения могут также начинаться с резюме, представляющего собой краткий обзор, в котором кратко изложены основные положения предложения. Резюме полезно для получателей, которые не хватает времени, но хотят получить представление о сути предложения.
Основные разделы вашего предложения будут различаться в зависимости от проекта, но могут включать разделы, в которых обсуждаются бюджет или цены проекта, предлагаемые сроки реализации проекта и риски, связанные с проектом. Вы также можете обсудить материалы, необходимые для завершения проекта, рабочую силу или типы работников, необходимые для завершения проекта, а также прогнозируемый доход или потенциальные возможности, полученные в результате проекта.
При составлении предложения важно адаптировать свой документ к конкретной аудитории. Используемый вами язык будет зависеть от опыта аудитории, а также от того, насколько они знакомы с техническими аспектами проекта.
Перед отправкой предложения читателю всегда тщательно редактируйте документ и устраняйте любые орфографические ошибки, грамматические ошибки и фактические неточности. Опечатки и другие ошибки могут быть восприняты как непрофессиональные и могут привести к отклонению предложения.
Закрытие письма с предложением
Заключение предложения является критическим элементом общего документа. Когда получатель заканчивает читать предложение, последние несколько предложений или параграфов должны запомниться. Эффективное заключение может помочь заключить сделку и привести читателя к сотрудничеству с вашей компанией. Хотя другие части предложения также важны для получения одобрения для продвижения вперед, имеет смысл потратить дополнительное время на последние несколько предложений, чтобы убедиться, что предложение убедительно.
В заключении рассмотрим повторение пунктов верхнего уровня предложения, чтобы подчеркнуть основные понятия, стараясь не повторять дословно то, что вы уже написали. Это окончательное резюме должно содержать анализ или объяснение, связывающее все основные моменты. Вы также можете попросить получателя продолжить беседу, предложив ответить на любые давние вопросы или более подробно обсудить эту идею позднее. Например, вы можете написать: «Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть дополнительные вопросы - я был бы рад ответить на них». Некоторые эффективные письма с предложениями также заканчиваются призывом к действию, что может создать ощущение срочности и повод для получателя двигаться вперед с предложением. Пример призыва к действию: «Начните работать над этим проектом сегодня, связавшись с нашей командой».
