Электронная почта является неотъемлемой частью многих рабочих мест и предприятий. Деловая электронная почта производит впечатление почти так же важно, как личная связь, и может длиться дольше. Деловая электронная почта всегда должна отражать профессионализм и иметь деловую цель. Легко впасть в плохие привычки, связанные с электронной почтой, поэтому постоянная осведомленность и бдительность в отношении словоблудия в электронной почте необходимы и жизненно необходимы для профессионального делового имиджа.
Предметное поле
Поле темы так же важно, как и текст письма. Это профессиональный заголовок вашего электронного письма, и ему нужны слова, которые отражают это. Используйте правильную грамматику в поле темы без орфографических ошибок и используйте соответствующие заглавные и строчные буквы. Передайте цель вашей электронной почты в краткой, краткой фразе. «О проекте Winfield», «Возвращение к вам о вашей учетной записи», «Вопросы о времени и посещаемости программного обеспечения» являются примерами деловых сюжетных линий для сообщений электронной почты. Никогда не используйте сленг, нецензурную лексику или даже случайные фразы, такие как «Привет», «Как дела?» Или «Вопрос».
Приветствия и подписи
Используйте профессиональные поздравления и подписи, чтобы ваши электронные сообщения соответствовали профессиональному имиджу бизнеса, который вы хотите передать по электронной почте. Даже если вы переписываетесь по давно знакомым деловым контактам, с которыми у вас частая переписка, по электронной почте, оставляйте свои поздравления и подписи профессиональными и вежливыми. Для новых и незнакомых контактов используйте «Дорогой мистер Смит» и «С уважением» для приветствия и выхода. Для более знакомых контактов «Дорогая Эми» и «Я ценю это!» Более неформально, но все же профессионально.
Форматирование, вложения и файлы подписи
Форматирование деловой почты не требуется и может привести к тому, что письмо попадет в фильтры спама. Используйте вложения с осторожностью и только с предварительным знанием и одобрением получателя, особенно с большими вложениями. Файлы подписи должны быть как можно более краткими.
Язык и тон
Язык и тон сообщений электронной почты должны быть такими же профессиональными, как и другие письменные сообщения. Используйте вежливость, хорошую грамматику, орфографию, лексику и пунктуацию. Используйте общий деловой язык, без сленга, ненормативной лексики или случайных фраз. Важно использовать вдумчивый, дружелюбный тон в электронной почте. Не пишите электронную почту, когда злитесь, расстроены или расстроены. Это встречается в тоне, даже если непреднамеренно. Будьте внимательны с формулировками электронной почты, как с телефонными разговорами и личными беседами с деловыми партнерами.
Электронная почта не
Не пишите три абзаца, когда достаточно пары предложений. Не используйте электронную почту, чтобы разглагольствовать в гневе или раздражении или дисциплинировать кого-либо. Не посылайте электронные письма в спешке - найдите время, чтобы перечитать, проверить орфографию и проверить адрес получателя перед отправкой. Не злоупотребляйте копиями и слепыми копиями в электронных письмах. Не используйте электронную почту на работе в нерабочих целях.
