Многие компании привлекают сторонних поставщиков, когда у них есть крупные проекты. Есть много причин для аутсорсинга работы, включая нехватку персонала, нехватку ресурсов и нехватку опыта для проекта. При выборе потенциального поставщика компания часто отправляет Запрос на информацию или Запрос на предложение. Прежде чем решить, какой тип инструмента лучше всего подходит для вашей организации, рассмотрите различия между ними.
Запрос информации
Запросы на информацию, или RFI, являются документами планирования. Они являются неофициальными документами и обычно не требуют обязательств ни от одной из сторон. RFI предназначены для сбора информации о компании, возможностях, навыках и опыте потенциального поставщика. Детали проекта и бюджет обычно не включены в этот тип документа. Этот тип информации включается только в том случае, если компания ищет краткосрочного поставщика для небольшого проекта.
Запрос предложения
Запросы на предложение, или RFP, представляют собой сложные документы, которые компании создают для привлечения предложений и предложений от сторонних поставщиков. Запрос предложений обычно включает бюджет, сроки и критерии проекта, а также цели и задачи компании. Он сфокусирован на спецификациях и масштабах проекта, и работает для получения подробного ответа от потенциальных поставщиков. Ответы поставщика обычно включают информацию о компании-поставщике, предлагаемую цену и конкретные сведения о том, как поставщик будет выполнять и управлять проектом.
Процессы
RFI обычно используется отдельно для низкобюджетных проектов и в качестве отправной точки для высокобюджетных проектов. Обычно для отправки и получения ответов на этот тип документа требуется несколько недель, и обычно он занимает менее 10 страниц. Запрос предложений используется для высокобюджетных проектов и обычно создается в конце фазы сбора информации о проекте. Обычно для отправки и получения ответов поставщика с этим типом документа требуется несколько месяцев, и обычно он составляет не менее 20 страниц или более.
преимущества
Использование RFI выгодно для небольших, малоэффективных проектов. Этот документ не требует много времени или усилий от потенциальных поставщиков, поскольку им не нужно отправлять подробные описания проекта. Поэтому компании используют этот тип документа, чтобы узнать больше о масштабах большого проекта, прежде чем начинать процесс предложения. Преимущество запроса предложений заключается в том, что он готовит компанию к продвижению с поставщиком и начинает фазу контракта.
Недостатки
Недостатком RFI является то, что поставщики могут быть не заинтересованы в отправке информации, потому что они не видят подразумеваемых обязательств со стороны компании. Недостатками запроса предложений являются длительные приготовления, необходимые для его отправки и получения. Если компания не уверена в общем объеме и спецификациях проекта, написание запроса предложений может быть очень сложным или может привести к непредсказуемым предложениям поставщиков.
