Ожидается, что во время большинства деловых операций клиенты будут платить, когда товары куплены или оказаны услуги. Некоторые компании разрешают клиентам отправлять платежи по факту, а другие разрешают клиентам со временем производить платежи в рассрочку. Это работает хорошо в большинстве случаев, и лишь немногие предприятия имеют проблемы с большим количеством неплатежеспособных клиентов. Однако, когда возникают проблемы с платежами клиентов, предприятия должны принять надлежащие меры для получения оплаты. Одним из первых шагов часто является письмо с требованием оплаты.
Укажите свое имя или название компании, адрес, контактную информацию, например номер телефона и адрес электронной почты, а также дату в верхней правой части страницы. Вы можете использовать фирменный бланк по центру вверху страницы вместо того, чтобы вводить информацию, но вы все равно должны указывать дату справа.
Поместите имя клиента, адрес и номер счета, если это применимо, в шесть строк вверху страницы с левой стороны.
Укажите сумму, которую клиент должен в первом абзаце. Начните письмо с такого заявления, как «Это письмо должно запрашивать платеж в размере (пусто)». Сообщите клиенту дату, когда он должен был отправить платеж.
Сообщите клиенту дату, до которой он должен отправить вам платеж. Укажите, хотите ли вы принять меньший платеж или разработать план платежей.
Сообщите клиенту о последствиях продолжающейся неоплаты во втором абзаце. Это включает сборы, повышение процентных ставок, судебные иски или отправку счетов в коллекторские агентства.
Спасибо клиенту за его бизнес и за своевременное внимание к этому вопросу в последнем абзаце. Пригласите его связаться с вами с вопросами. Введите свое полное имя и должность в нижней части страницы. Поставьте свою подпись над напечатанным именем.
