Важно знать, как написать грамотное деловое письмо. Если вы подаете заявку на работу, запрашиваете собрание или отправляете предложение, вы хотите убедиться, что вы использовали правильный формат делового письма и что ваше письмо не содержит ошибок и четко написано. Вы также хотите удостовериться, что это достигает правильного человека. Хороший способ сделать это - добавить «линию внимания» к вашему письму.
Куда идет линия внимания?
Официальное деловое письмо начинается с вашего имени и адреса в верхнем левом углу, затем даты, а затем адреса получателя. Если вы решили добавить строку внимания, вставьте ее сразу после второго адреса.
Строка внимания отличается от темы. Строка внимания направляет письмо получателю, используя его полное имя или название. Лучше всего использовать строку внимания, когда вы знаете только заголовок получателя, а не его полное имя.
Строка темы, с другой стороны, объявляет цель письма. Иногда это полезно, если вы не знаете имя или должность получателя. Затем вы можете использовать строку темы, такую как: Тема: Письмо-заявка для стажера по маркетингу.
Пример строки внимания
Макет делового письма с линией внимания выглядит следующим образом:
Пример:
Ваше имя
Ваш адрес
Ваш номер телефона
Сегодняшняя дата
Имя компании
Адрес компании
Внимание: директор по маркетингу
Письмо будет следовать.
Когда вам нужна линия внимания
Есть несколько причин, почему линия внимания является хорошей идеей для делового письма.
- Вы не знаете имя человека, который должен получить письмо, но вы знаете его или ее название. В этом случае строка внимания будет содержать только заголовок. Внимание: директор по маркетингу
- Вы хотите, чтобы письмо было доставлено определенному человеку в компании.
- Вы хотите, чтобы письмо дошло до получателя быстрее.
Когда линия внимания не нужна
Строки внимания наиболее полезны, если вы не знаете имя человека, который должен получить ваше письмо. Тогда имеет смысл написать Внимание: директор по маркетингу. Было бы глупо написать Дорогой директор по маркетингу. Линия внимания имеет больше смысла при использовании только названия.
Когда вы знаете полное имя и заголовок получателя, стандартно опускать строку внимания и просто включать его имя и заголовок как в адресную строку компании, так и в приветствие.
Пример:
Ваше имя и адрес
Дата
Барри Боттс
Директор по маркетингу
Наименование и адрес компании
Уважаемый мистер Боттс!
Используйте линии внимания только при необходимости. Они не являются стандартной практикой, но могут хорошо работать, если вы не знаете имя получателя, но знаете его название.
