Записки должны передавать информацию кратко, целенаправленно. Этот простой стиль означает, что, даже если вы потеете над перспективой написания одного из них, вы должны найти простой и понятный формат, приветствующий облегчение от других, более трудоемких письменных проектов, которые вы можете иметь на своем столе.
Написать заголовок
Начните свою заметку, написав стандартный заголовок, который включает «To:», «From:», «Date:» и «Subject» в отдельных строках. Подумайте над аудиторией, осознав, что вы, возможно, не захотите распространять свою записку среди всей компании, а только в нескольких отделах. Необъективный заголовок позволяет читателям быстро отсканировать его и получить важную информацию с самого начала - от актуальности до темы.
Укажите свою цель
Напишите короткое вступление, в котором в самых простых словах четко указана ваша цель написания. При желании добавьте немного индивидуальности, но также сделайте это дополнение кратким. Например, если вы делаете объявление, вы можете написать: «После особенно долгого и исчерпывающего поиска я очень рад сообщить, что компания ABC наняла XYZ Writers Group для руководства нашей будущей маркетинговой деятельностью».
Разработать с точностью
Посвятите основную часть вашей заметки - не более двух или трех абзацев - разработке вашего вступительного заявления. Предвидя вопросы это важно; Вы не хотите, чтобы ваша заметка вызывала больше вопросов, чем она дает ответы, но заметка не является форумом для исчерпывающего раскрытия на 360 градусов. Организовать наиболее важную информацию - что сотрудники захотят знать и что им нужно знать - иерархически. Наконец, имейте в виду, что записка редко служит «последним словом» по теме; на самом деле, он иногда приводит в движение весь спектр деятельности. Поэтому посвятите последний абзац основного текста вашей заметки «следующим шагам» или «что произойдет дальше». Например, в этом случае вы можете поделиться, когда представите группу писателей своим сотрудникам.
Закрыть в стиле
Закройте заметку на позитивной нотепонимая, что вы отправляете скрытое сообщение для ваших сотрудников. Например, вы можете сказать: «Я знаю, что вы, как и я, с нетерпением ожидаете начала этой захватывающей главы в истории нашей компании. Я заранее благодарю вас за ваш постоянный энтузиазм и преданность делу ».
Указать вложения
Включите примечание в самом низу вашей записки для соответствующие вложениянапример, документы, которые вы хотите, чтобы сотрудники читали, или новые процедуры, которым вы хотите, чтобы они следовали. Просто напишите слово «Attached:» и кратко суммируйте информацию. В этом примере вы можете включить сборник предыдущих маркетинговых проектов группы писателей, чтобы ваши сотрудники могли ознакомиться со стилем и достижениями группы. Уточните, где сотрудники могут найти эту информацию. Например, если вы публикуете бумажную копию вашей заметки на доске объявлений или отправляете ее по электронной почте по всей компании, убедитесь, что сотрудники понимают, как получить доступ к приложению.
подсказки
-
Прочитайте свою записку вслух, внимательно вычитывая и редактируя ее, прежде чем распространять.
