При управлении проектом, суть в том, чтобы знать, что влечет за собой результат. «Итоги» - это универсальный термин, который каждый всегда слышит в бизнесе, и было бы легко подумать, что он относится к полученным физическим продуктам, но он гораздо шире, чем этот.
Что такое результат?
По сути, конечные результаты являются результатом проекта. Но есть несколько видов результатов: внутренние и внешние результаты, а также результаты проекта и процесса.
Внешние результаты - это услуги или продукты, которые клиент или клиент нанял для предоставления компании. Это то, что ваш бизнес создает для продажи, чтобы приносить доход компании.
Внутренние результаты - это задачи и работа, выполненная внутри компании, которая не ориентирована на клиента, а является требованием для успешного ведения бизнеса. Подача налогов, оформление документов и ведение счетов считаются внутренними. Внутренние результаты никогда не будут пересекаться со столом клиента, но они могут быть произведены для таких органов, как IRS или лицензирующие органы. Они все еще находятся внутри (внутренней) вашей компании или необходимы для управления вашей компанией.
Результаты проекта и результаты процесса подпадают под категорию внешних результатов, поскольку они относятся к работе на основе клиента.Результаты проекта - это результаты, ориентированные на клиента; любые продукты и услуги, которые должны быть предоставлены клиенту в результате проекта.
Результаты процесса, с другой стороны, представляют собой любую работу, выполненную для завершения проекта. Это документы, планы, макеты, любые пояснения по объему и даже разбивки рабочих структур, созданные для внутренней команды.
Понимание результатов проекта
Когда клиенты или клиенты занимаются бизнесом, чтобы предоставлять услугу или продавать им продукт, в результате они получают результат проекта. Это может быть физический продукт, но также может быть что-то нематериальное, например, служба, отчет или компьютерный файл.
Например, когда авиакомпания заключает контракт с Boeing на разработку нового самолета для них, они будут указывать, что им требуется от самолета - от размера, места и дизайна. Самолет становится доставляемым. И если компания проводит внутреннюю конференцию и нанимает транскрибера для записи и документирования события, их файлы транскрипции также могут быть предоставлены.
Результатами могут быть творческие результаты, оборудование, программное обеспечение, документы, оборудование и другие услуги. Это могут быть краткосрочные рабочие места или чрезвычайно сложные долгосрочные проекты.
Чем более четко определены результаты в проектных контрактах, тем более плавным будет процесс доставки.
Определение результатов проекта
Недостаточно сказать, что именно будет доставлено в конце проекта. Важно иметь четкие рамки, затраты и сроки, изложенные в контракте на поставку, чтобы обе стороны договаривались о том, что будет доставлено, когда оно будет доставлено и за сколько.
Например, предположим, что вы заключаете контракт на поставку нового корпоративного веб-сайта для вашей компании по производству одежды. Чем больше деталей вы можете предоставить для того, что вам требуется от веб-сайта, тем выше вероятность того, что вы получите желаемые результаты.
Следовательно, описание результатов должно включать перечисление всех аспектов, которые вам понадобятся на веб-сайте:
- Динамический портал электронной торговли, где клиенты могут видеть одежду в нескольких видах с возможностью увеличения.
- Клиенты могут совершать покупки онлайн с помощью кредитных карт, PayPal и Interac в нескольких валютах.
- Интеграция списка рассылки находится в списке пожеланий отдела маркетинга.
- Отдел продуктов хочет, чтобы веб-сайт был легко обновлен новым продуктом, но он также должен корректировать инвентарь компании 24/7, чтобы продукты не были перепроданы или оставлены непроданными из-за плохого отслеживания данных.
Каждый из этих аспектов может быть подробно описан в контракте по проекту. Проектные результаты будут затем внутренне решаться проектной группой таким образом, чтобы быстро продвигать проект вперед, чтобы были соблюдены крайние сроки внешних результатов.
В этом случае может быть более одного результата. Первым может быть макет дизайна веб-сайта, а вторым результатом будет действующий веб-сайт или каркас. Первый результат должен быть утвержден до того, как будет создан второй результат, и в контракте должны быть разъяснены критерии приемки результатов.
Шаги в определении результатов
Два наиболее важных слова, которые следует иметь в виду при определении результатов, являются «конкретными» и «измеримыми».
Конкретные данные приходят на этапе планирования проекта, и именно здесь будут изложены подробности того, что должно быть результатом; результат. После того, как детали будут подтверждены, затраты и трудозатраты могут быть определены, и бюджет утвержден клиентом.
Вехи являются частью «измеримого» аспекта конечных результатов, но они предназначены для внутреннего использования - для конечных результатов процесса - всего лишь своего рода контрольной точкой на пути к завершению проекта и реализации работы клиента.
Другим аспектом измеримой части результатов проекта является то, что они должны соответствовать критериям приемлемости. С этой целью клиент должен четко понимать, что ему нужно во время написания контракта, или он может получить небольшую компенсацию, если его результаты не соответствуют тому, что он предполагал.
Исходные данные и основные этапы
Либо вы работаете над проектом, требующим результатов, либо вы привлекаете результаты. Так или иначе, проект нуждается в базовых показателях и вехах для обеспечения успеха.
Базовыми показателями проекта могут быть базовый уровень, базовый график или базовый уровень затрат. Вместе они являются базовыми показателями измерения производительности и не определены до тех пор, пока не будет завершено планирование проекта. Они должны стать основой для надзора в процессе реализации проекта.
Базовая стоимость - это ожидаемый бюджет. Сфера охвата охватывает весь спектр проекта и его ожидаемые результаты. График - это сроки исполнения и доставки. Если или когда изменятся детали проекта, это необходимо отметить, а базовые показатели нужно будет изменить.
При мониторинге точности исходных данных важны основные этапы. Вехи - это задачи или достижения, которые после выполнения помогают ускорить окончательные результаты любого проекта. Вехи могут быть большими достижениями, такими как завершение каркаса на новом складе или что-то вроде подписания контракта. Как правило, вехи - это внутренняя функция, средство мониторинга прогресса, которое помогает команде проекта оставаться в заданных датах завершения.
Если пропущены основные этапы проекта или смещены базовые показатели, это означает, что результаты могут не соответствовать установленному сроку.
Управление результатами проекта
Ползучесть области может свести на нет результаты, если масштаб проекта расширится после того, как что-то начнется. Чтобы ограничить это, четко определите, какие результаты связаны с первоначальным проектным соглашением, и при необходимости добавьте дополнительное время и бюджет, если будут добавлены новые результаты. Обязательно получите одобрение всех заинтересованных сторон в этих случаях.
Клиенты и другие заинтересованные стороны могут повысить успешность проекта, внеся свой вклад в определение критериев приемлемости. Четко определите предполагаемое конечное использование результата и его цель, чтобы убедиться, что вы удовлетворяете потребностям и требованиям результатов.
Используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы держать всех в курсе и быть в курсе о ходе проекта и о том, сколько еще работы нужно сделать для его завершения. Это может быть особенно продуктивным, когда имеется более одного внешнего результата. Убедитесь, что процессы, сроки и цели являются четкими и понятными, и делегируйте задачи.
