Функция контроля документов отвечает за управление потоком документов и их хранением в организации с помощью различных функций и процессов. К ним относятся ведение файлов и использование надлежащих процедур распространения и пересмотра, как описано на Siliconfareast.com.
Библиотечная система
Функция контроля документов играет роль надлежащего ведения внутренних библиотечных процедур, чтобы обеспечить соответствующий доступ персонала, но местонахождение официальной документации остается известным в любое время.
Хранение / Подача
Еще одним ключевым видом деятельности функции контроля документов является хранение и хранение документов для обеспечения надлежащего доступа ко всем необходимым файлам.
Ревизии
Функция контроля документов также несет ответственность за то, чтобы официально утвержденная документация пересматривалась только в контексте надлежащих процессов и утверждений. Это может включать систему запросов на изменение документа (или проекта) (DCR), для которых требуются назначенные подписи, прежде чем в ранее утвержденный документ могут быть внесены дополнительные изменения.
Рабочий процесс
Сотрудники по контролю за документацией также выполняют действия с целью обеспечения эффективного рабочего процесса, например, путем назначения документов соответствующему персоналу секретариата или секретаря для таких операций, как обработка текста или сканирование.
отслеживание
Функция управления документами также отслеживает своевременное производство документов в ходе всего процесса работы, например, с помощью возрастных списков, указывающих, что документы слишком долго проходили через процесс работы.
