Процедуры контроля документов не должны быть сложными. Фактически, сложность увеличивает вероятность того, что на документ не будут должным образом ссылаться. Тем не менее, управление информацией является одним из наиболее важных процессов в любой организации. Опора на электронную переписку данных повышает необходимость постоянного обновления процедур контроля и хранения данных. Несоблюдение надлежащих процедур контроля документов может привести к огромным финансовым рискам. К счастью, улучшения в технологии управления документами и программных приложениях создали новый мир лучших практик.
Определить критические процессы
Назначьте команду межфункциональных менеджеров, чтобы определить ваши наиболее важные процессы, связанные с потоками данных и информации. Отслеживайте, как данные (электронная почта, опросы клиентов, форма IRS и т. Д.) Передаются от вашего клиента в файлы базы данных. Сравните каждый процесс потока данных и определите общие или избыточные задачи. Составьте схему всех информационных процессов, начиная от электронной почты и заканчивая корпоративным соответствием, используя основную блок-схему.
Руководство по созданию процедур
Процедуры - как для программного обеспечения, так и для бумаги - должны определять способ утверждения документов до и после обновления. Они также должны подробно описать, как вы обновляете и повторно утверждаете документы. Укажите, как система будет определять изменения, т. Е. По дате выпуска или изменениям шрифта. Обязательно изложите процесс принятия решения об устаревании документа. Понять, как предотвратить использование «устаревших» документов.
Обеспечить функциональность
Убедитесь, что документы доступны для нужных людей, когда они им нужны. Если вы конвертируете в виртуальную систему, обязательно тщательно документируйте, как будет сохранен исходный документ, если вообще будет. Наконец, есть решение для резервного копирования. При переходе на автоматизированную систему используйте стратегию пилотного развертывания. После полного преобразования подождите три месяца, прежде чем уничтожать или подавать бумажные документы.
