Проведение успешной деловой встречи предполагает не только содержание и участников встречи, но и расстановку мебели. Чтобы эффективно организовать помещение для деловой встречи, вы захотите рассмотреть функцию встречи и создать соответствующую атмосферу и рабочее пространство для продуктивности. Если комната хорошо организована для вашей встречи, сотрудники смогут работать и функционировать без сбоев или отвлекающих факторов, чтобы полностью использовать имеющееся время встречи.
Предметы, которые вам понадобятся
-
таблицы
-
стулья
-
Презентационные аксессуары
-
Галстуки
-
Скотч
-
Лампы
-
Приставные столы, по необходимости
-
Продукты питания и напитки
Рассмотрите функцию комнаты и расставьте столы соответственно. Совещание в стиле обсуждения должно использовать стиль круглого стола, располагая таблицы в круг или полукруг, чтобы каждый участник мог видеть всех остальных. Презентации могут использовать зал заседаний с одним большим прямоугольником или размещать меньшие таблицы в рядах, чтобы каждый участник был в одном направлении.
Расставьте сидения вокруг столов в соответствии с разметкой стола, используя удобные кресла, подходящие по длине встречи. Жесткие пластиковые стулья следует использовать только для коротких (час или меньше) встреч, чтобы сотрудники были сосредоточены и чувствовали себя комфортно. Поставьте два-три дополнительных стула в сторону комнаты на случай, если гостей окажется больше, чем ожидалось, или стул сломается.
Разместите любые предметы, такие как подиумы, флип-чарты, экраны для проекторов или плакаты с презентациями, в четко видимой области в передней части комнаты, чтобы каждый участник мог легко их увидеть. Если вы будете использовать раздаточные материалы или папки, разместите их на каждом стуле вдоль стола или отложите в сторону для раздачи позже на собрании. Не позволяйте этим предметам загромождать рабочее пространство или затруднять передвижение по комнате, например складывать их на полу.
Отключите звонок на любом телефоне в комнате, чтобы избежать сбоев; однако не отсоединяйте телефон, чтобы разрешить исходящие вызовы в экстренных случаях. Если для собрания используются компьютеры, свяжите все кабели с помощью стяжек, чтобы не спутать ноги, и прикрепите все шнуры к полу, проходящему по проходам.
Добавьте дополнительное освещение помимо верхнего освещения в комнату, чтобы смягчить атмосферу и сделать более длительные встречи менее визуально напряженными. Установите лампы на боковых столах там, где они не будут мешать или блокируют обзор, но избегайте свечей, которые могут излучать мягкий свет и аромат, но могут представлять опасность.
Установите небольшую зону общественного питания в углу комнаты или вдоль стены возле дверного проема, чтобы поставлять воду в бутылках, газированную воду, кофе или закуски, такие как печенье, пирожные или подносы с фруктами и мясом. Если вы используете пищу для длительных встреч, избегайте продуктов с высоким содержанием сахара и убедитесь, что рядом с зоной обслуживания есть мусорная корзина, чтобы держать стол чистым и опрятным, когда время еды истекло.
подсказки
-
Если у вас есть возможность выбрать комнату для собраний, постарайтесь найти тихую комнату вдали от лишнего шума и отвлекающих факторов, оставляя комнату для совещаний удобной для ванных комнат на том же этаже здания.
Если возможно, отрегулируйте термостат в комнате так, чтобы те, кто посещает, не были слишком горячими или холодными, создавая ощущение дискомфорта и отвлечения внимания, когда они не могли сосредоточиться на своей задаче.
