Управление портфелем проектов - это процесс, с помощью которого организации и предприятия могут упорядочивать, просматривать и анализировать свои текущие проекты. Он обычно используется для определения приоритетности различных проектов; они обычно сортируются по разным категориям, таким как финансы, рост и выгода. Портфели проектов в конечном итоге позволяют совету директоров или управляющему директору получить более широкое представление и более глубокое понимание текущих обязательств компании.
Составьте список текущих проектов бизнеса. Включите все обязательства, которые предприятие имеет в настоящее время, независимо от того, насколько оно мало. Предоставьте достаточно описательной информации для каждого проекта, чтобы их можно было сравнивать и контролировать. Например, подробно опишите прогнозируемые финансовые затраты проекта, его предполагаемые цели, выгоды, предполагаемую продолжительность и то, как проект поддерживает общую стратегию компании.
Например, жилищная компания может составить инвентарь, содержащий проект инициативы по антисоциальному поведению, проект по восстановлению недвижимости и новое строительство. Компания может также написать, что проект по возрождению поместья стоит 1 миллион долларов, на его завершение потребуется около 3 лет, и в нем будет проживать 800 новых семей.
Загрузить эту информацию в электронном виде; Это гарантирует, что данные могут сравниваться быстрее и эффективнее, чем человеческая команда. Электронные данные также могут быть переданы по электронной почте и немедленно переданы директорам компании.
Организовать встречу для управляющих директоров компании и руководителей отделов (группа управления портфелем или PMT). Эти люди будут иметь самые широкие знания о бизнесе и могут принимать обоснованные решения в интересах компании. Попросите их перед собранием просмотреть данные и усвоить информацию для обсуждения.
Убедитесь, что команда портфолио согласна с критериями для определения приоритетов проекта. Такие вопросы, как финансы и выгоды, обычно используются для определения приоритета, но могут быть рассмотрены и другие вопросы, такие как потенциальные.
Создайте совещание и определите приоритетность текущих проектов, осуществляемых компанией. Приоритет следует отдавать проектам на основе их финансового потенциала, потенциала роста и выгод. Наиболее приоритетные проекты потребуют постоянного внимания, в то время как другие менее приоритетные проекты могут быть отложены или исключены из повестки дня компании полностью.
Переоцените управление проектами компании, регулярно созывая PMT. Организуйте ежеквартальные, ежемесячные или даже еженедельные консультации и обсудите, нуждаются ли некоторые проекты в большей поддержке (таким образом повышая их приоритетность) или могут быть исключены из списка.
