Прошли те времена, когда бухгалтеры использовали бухгалтерские книги и острый карандаш для записи бухгалтерских записей. Компьютеризированный бухгалтерский учет стал обычным явлением во многих фирмах, начиная с компаний из списка Fortune 100 и заканчивая индивидуальным бизнесом.
Из-за Интернета и доступности как онлайновых, так и настольных систем стоимость бухгалтерского программного обеспечения значительно снизилась, и некоторые поставщики даже предлагают сокращенные системы онлайн-бухгалтерии бесплатно. Хотя эти системы могут иметь некоторые ограничения, такие как неспособность отслеживать запасы, они, как правило, предоставляют достаточную функциональность для небольших или основанных на обслуживании предприятий, таких как консалтинговые и другие фирмы, связанные с услугами.
Что такое компьютеризированная система учета?
Компьютеризированная система учета состоит из программного обеспечения, предназначенного для отслеживания всех учетных операций вашей компании, с целью получения финансовых результатов для ежемесячных отчетов, годовой финансовой отчетности, информации о налоговых декларациях и других конфигураций отчетов, используемых для анализа операций, эффективности и прибыльности вашей компании.
В то время как бесплатные или недорогие онлайн-системы программного обеспечения не предлагают большой возможности настройки для вашего конкретного бизнеса, более крупные компании часто используют пакет программного обеспечения компьютеризированной системы бухгалтерского учета, который был установлен на серверах мэйнфреймов компании и доступен для нескольких пользователей.
Этот тип крупномасштабного программного обеспечения для компьютеризированного учета часто имеет большую степень настраиваемости. Компании могут иметь программное обеспечение, предназначенное для работы с несколькими валютами, предприятиями, расположенными в разных частях света, и филиалами компании, которая продает различные наборы продуктов. Кроме того, он может быть настроен для создания массива финансовых отчетов, которые рассчитывают ключевые показатели эффективности, специально ориентированные на отраслевые и операционные показатели компании.
Кто использует компьютеризированные системы учета?
Кажется, что сегодня любой человек в бизнесе может использовать компьютеризированную систему бухгалтерского учета из-за разнообразия доступных решений, чтобы удовлетворить потребности практически любого размера и типа компании. Например, очень популярное бухгалтерское программное обеспечение, Quickbooks, использовалось в течение многих лет целым рядом компаний от небольших до средних. Компания предлагает как онлайн, так и настольные версии своего программного обеспечения, и программное обеспечение вмещает приличное количество настроек по довольно экономичной цене.
Настройка системы
Работа по настройке компьютеризированной системы бухгалтерского учета варьируется в зависимости от размера и структуры вашего бизнеса. Например, если вы работаете в качестве консультанта без служащих, вы можете сразу начать использовать программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии, чтобы записывать ваши часы, потраченные на одного клиента, хранить всю информацию об именах и адресах ваших клиентов, выставлять счета и записывать счета. платежи от ваших клиентов.
Например, если вы разрешаете клиентам совершать платежи в течение 30 дней, в готовое бухгалтерское программное обеспечение встроена учетная запись дебиторской задолженности, которая позволяет вам регистрировать транзакции, а затем видеть все ваши просроченные платежи, причитающиеся с клиентов, вместе с датой Вы выставили счет-фактуру, чтобы узнать возраст своих неоплаченных счетов.
Для компании с более сложными операциями большая часть программного обеспечения позволяет создавать план счетов с кодами счетов и категориями, уникальными для вашей компании и типа бизнеса. Это может помочь организовать данные, например, при записи записей для определенных бизнес-единиц или отделов. Это также позволит вам создать набор финансовых отчетов или отчетов, чтобы оценить прибыльность вашей компании по подразделениям или отделам, в зависимости от того, как вы спроектировали свою систему.
Кассовый и учет по методу начисления в системе
В большинстве программ бухгалтерского учета вы можете записывать свои бухгалтерские операции на кассовой основе или методом начисления. Проще говоря, основное различие между системами учета денежных средств и методом начисления заключается в наличии дебиторской и кредиторской задолженности. Учет кассового метода и метода начисления различается в зависимости от того, как вы регистрируете время получения денежных поступлений от продаж и деньги, потраченные на оплату ваших расходов.
Когда вы платите за вещи или получаете деньги наличными, продажи и расходы регистрируются в режиме реального времени. Когда вы используете учет по методу начисления, вы регистрируете продажи, когда вы их зарабатываете, и расходы, когда вы их производите, даже если вы еще не получили доход от продаж или еще не оплатили расходы. Например, в системе учета по методу начисления вы ежемесячно вносите запись для начисления денег на страховой полис, который необходимо оплатить в конце года. Вы запишете эту запись в учетную запись актива, которая называется предоплаченной страховкой. Вы записали бы транзакцию так, как если бы деньги уже были потрачены, уменьшив остаток на денежном счете вашей компании и, соответственно, увеличивая остаток на своем предоплаченном страховом счете каждый месяц.
Являются ли налоговые декларации наличными или методом начисления?
Хорошие причины для использования бухгалтерского программного обеспечения включают функции сбора данных и отчетности. Когда наступает время налогов, программное обеспечение значительно упрощает накопление данных о ваших доходах и расходах для точного и эффективного заполнения налоговых деклараций вашей компании по федеральным и государственным налогам.
Данные бухгалтерского учета, которые вы используете для заполнения своей налоговой декларации, могут быть получены на кассовой основе или по методу начисления, в зависимости от размера вашей компании и метода бухгалтерского учета, который вы выбрали для использования. IRS имеет определенные правила, которые помогут вам решить, подходит ли бухгалтерский учет по кассовому методу или методу начисления для вашего бизнеса.
Например, если ваша компания зарабатывает менее 1 миллиона долларов в год, вы можете использовать кассовый метод учета. Тем не менее, если у вас есть запасы, IRS требует, чтобы вы использовали метод начисления для учета части инвентаря вашего бизнеса. За некоторыми исключениями, если ваш бизнес является корпорацией C, IRS требует, чтобы вы использовали учет по методу начисления, чтобы подать налоговую декларацию по методу начисления.
Когда ваша компания подаст свою первую налоговую декларацию, вы выберете либо метод оплаты наличными, либо метод начисления. IRS требует, чтобы вы выбрали тот метод, который дает наиболее полное и точное представление о доходах и расходах вашей компании. Это также требует, чтобы вы использовали один и тот же метод из года в год. В противном случае становится очень трудно, если IRS нужно сравнить ваши текущие данные с вашими историческими данными. Если вы решите изменить свой метод учета, вы должны использовать IRS Form 3115, чтобы запросить разрешение.
Функциональность системы
Компьютеризированное бухгалтерское программное обеспечение может быть простым, обеспечивая основы бухгалтерского учета, или вы можете использовать полнофункциональное программное решение, которое предлагает не только бухгалтерию, но и управление запасами, отслеживание распределения, производство и отслеживание незавершенного производства, управление взаимоотношениями с клиентами, время и управление проектом и многое другое.
Из-за продолжающейся эволюции программного обеспечения бухгалтерские пакеты могут выполнять больше повседневных транзакционных задач и освобождают вас от выполнения других дополнительных работ в вашем бизнесе.
Стоит подумать заранее о том, как вы представляете рост своего бизнеса, и убедиться, что ваше бухгалтерское программное обеспечение масштабируемо. Это означает, что оно может вместить дополнительные учетные записи, дополнительные бизнес-единицы и может обрабатывать большее количество единиц инвентаризации или связываться со сторонним штрих-кодом. программная система, между прочим. Например, если вы управляете розничным магазином, вы можете автоматически регистрировать транзакции в кассе в бухгалтерском программном обеспечении в зависимости от выбранной вами системы, используя сканер штрих-кода и кодированные бирки продукта для ввода информации в вашу систему.
Бухгалтерское программное обеспечение
Использование бухгалтерского программного обеспечения предлагает вашей компании несколько преимуществ. Прежде всего, структура и дисциплина компьютеризированной системы бухгалтерского учета гарантируют, что ваша компания может составлять точные финансовые отчеты. Это особенно важно, если вашей компании необходимо предоставить их для внешних целей, таких как банковское финансирование, или если вам необходимо представить свою финансовую отчетность в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета (GAAP).
Бухгалтерское программное обеспечение может сэкономить время, особенно если вы хотите создать бюджет или прогноз. Вам просто нужно сгенерировать отчет о ваших исторических данных и спроецировать его на несколько настроек, чтобы составить бюджет или прогноз на следующий год.
Вы также можете упростить и повысить эффективность своего общего бухгалтерского процесса, особенно если вы можете перекрестно обучать административных сотрудников, чтобы они помогали с некоторыми из более рутинных операций бухгалтерии, таких как, например, ввод счетов в вашу платежную систему.
Когда вы генерируете счета компании, ваша бухгалтерская программа автоматически добавляет суммы к остатку дебиторской задолженности вашей компании. Все эти функциональные возможности, работающие вместе в одном и том же бухгалтерском программном обеспечении, уменьшают количество ошибок и помогают вам избежать пропуска транзакций через трещины.
Программные минусы
Существует несколько недостатков использования компьютеризированных систем бухгалтерского учета, хотя они все же имеют больший смысл, чем хранение ваших книг с помощью бухгалтерской книги и карандаша. После того, как вы поймете возможные недостатки, вы можете предпринять шаги, чтобы убедиться, что эти проблемы не станут проблемой в вашем бизнесе. Системы бухгалтерского учета могут быть сложными и несколько сложными для использования персоналом. Базовый пакет учета может быть правильным, если у вас или ваших сотрудников нет желания или требования понимать нюансы и детали учета.
Например, если у вас более устоявшаяся компания или компания со сложной структурой, которая включает в себя инвентаризацию, незавершенное производство, несколько хозяйствующих субъектов и межфирменные транзакции, вашей компании потребуется гораздо более сложная система учета наряду с более подготовленной персонал, чтобы управлять этим.
У вас могут быть постоянные расходы на учетную систему. Например, если вы выберете онлайн-версию Quickbooks, у вас будет постоянная ежемесячная плата. Более крупные программные пакеты, особенно те, которые установлены на сервере вашей компании, часто взимают плату за лицензии. Например, скажем, в вашей компании есть 10 человек, которым нужен доступ к вашей учетной системе. Поставщик программного обеспечения может взимать единовременную, годовую или ежемесячную плату за каждую пользовательскую лицензию в дополнение к базовой стоимости покупки программного обеспечения.
Как и с любым программным обеспечением для любых целей, разработчики постоянно улучшают и обновляют программное обеспечение, чтобы оно могло развиваться с изменениями в вычислительной технике или изменениями в данной области. В связи с этим следует ожидать периодического простоя, особенно если вы используете программное обеспечение на основе Интернета, и делать регулярные резервные копии данных важной частью вашей учетной системы.
Сделайте свое исследование при выборе правильного программного обеспечения для бухгалтерского учета для вашей компании. Неинтересно, когда вы выполняете всю работу по внедрению программного обеспечения и загрузке своих данных, только через год-два обнаруживаете, что выбранное вами программное обеспечение либо имеет слишком мало функций и не может приспособиться к вашему растущему бизнесу, либо имеет слишком много посторонних функций что делает его более сложным, чем это должно быть.
Обслуживание клиентов является еще одним важным элементом, поэтому выбирайте компанию, которая может предоставить вам, предпочтительно, круглосуточную поддержку и живого человека для общения, а не просто онлайн-базу знаний. Также имейте в виду, что если вы используете облачную учетную систему, конфиденциальная финансовая информация может быть раскрыта хакерами онлайн, поэтому примите меры для защиты интернет-соединения и данных вашей компании.
Обновление системы
Если вы начали свой бизнес, используя урезанное бухгалтерское программное обеспечение или даже ручную систему бухгалтерского учета, в какой-то момент вы можете решить обновить свой компьютеризированный учет, чтобы вывести свой бизнес на новый уровень. Чтобы сделать переход безболезненным и настроить вашу компанию на успешное ведение бухгалтерского учета, полезно выполнить некоторые подготовительные работы, прежде чем переходить к новому пакету бухгалтерских программ.
Начните с очистки ваших исторических данных, потому что, если у вас есть учетная информация, которая содержит неправильные, неправильно закодированные входные данные или неполную информацию, эти ошибки перенесут в вашу новую систему и затруднят целостность ваших бухгалтерских книг.
Переходите на новую систему в конце года или, по крайней мере, в конце квартала, чтобы у вас была точная дата отключения. Это поможет вам в будущем, когда вам нужно оглянуться назад на некоторые исторические транзакции. Затем просмотрите список счетов вашей компании на наличие ошибок и добавьте новые учетные записи по мере необходимости. Просмотрите свой список клиентов, список поставщиков, список сотрудников и любые другие списки, содержащиеся в вашем бухгалтерском программном обеспечении, которые могут включать старые, неиспользуемые учетные записи или повторяющиеся записи.
Попросите вашего бухгалтера проверить каждую учетную запись в главной бухгалтерской книге на пробном балансе вашей компании, чтобы убедиться, что баланс счета действительно точный. Ваша новая система может быть не в состоянии приспособиться к деталям этих транзакций, а это означает, что если вы перенесете остаток на счете, содержащий ошибки, у вас не будет никакой информации в новой системе, чтобы помочь устранить ошибки или неточности. Наконец, проконсультируйтесь с вашим бухгалтером или CPA, чтобы узнать, сможет ли он проверить настройки вашей системы, и порекомендовать любые изменения, которые могут упростить или повысить эффективность вашего рабочего процесса учета.
