Компании часто используют компьютеризированную систему учета для обработки и ведения учетных операций и записей. Система поглощает и сохраняет эти данные с помощью таких модулей, как кредиторская задолженность, дебиторская задолженность, пробный баланс и расчет заработной платы. Компьютеризированная система бухгалтерского учета либо специально разработана для определенной компании, либо приобретена у третьей стороны (например, Timberline или MAS 200). Компьютеризированная система бухгалтерского учета является ценным инструментом для многих компаний.
скорость
Система быстро обрабатывает данные. Как только информация введена в соответствующий модуль, такой как платежная ведомость или кредиторская задолженность, система обрабатывает и мгновенно сохраняет ее.
Автоматическая генерация
Большинство компьютеризированных учетных систем имеют такие функции, как ввод заказов и генерация связанных счетов. Работодатель может создавать учетные записи для своих клиентов, сохраняя их имена, адреса, заказы и счета-фактуры в течение необходимого времени. Компьютеризированная система также позволяет работодателю составлять и распечатывать выписки со счетов. Кроме того, многие учетные системы имеют функцию начисления заработной платы, которая обеспечивает полную обработку заработной платы, включая создание и печать чеков и отчетов.
своевременность
Работодатель может распечатывать и перепечатывать заказы клиентов, счета и все другие бухгалтерские операции по мере необходимости. Он также может легко находить данные о заработной плате сотрудников, такие как текущий адрес и размер заработной платы, без необходимости искать в шкафах для хранения личных дел сотрудников.
Исключает ручную обработку
Компьютеризированная система учета исключает ручную обработку. Последнее включает ручную обработку и учет доходов, расходов, прибылей, убытков и сверок компании, что создает много возможностей для ошибок. Платежные ведомости и налоговые операции также регистрируются вручную. Благодаря компьютеризированной системе бухгалтерского учета работодатель обеспечивает более плавный процесс учета и балансировки.
Мотивация персонала
Компьютеризированная система бухгалтерского учета часто требует, чтобы сотрудники проходили обучение, чтобы овладеть новыми навыками, чтобы они чувствовали себя мотивированными. Кроме того, работодатель может передать обучение на обучение представителю компании-разработчика программного обеспечения, что создает меньшую нагрузку на сотрудников для самостоятельного проведения обучения.
Упрощает Аудит
Если федеральное правительство или правительство штата решит провести аудит компании, компьютеризированная система бухгалтерского учета упрощает этот процесс. Как правило, перед проведением аудита аудитор уведомляет работодателя по почте о конкретных документах, необходимых для аудита. В зависимости от характера аудита документы могут включать налоговые отчеты, списки заработной платы и план счетов.
Компьютеризированная система учета может хранить много лет информации. Если этого требует аудит, работодатель может получить доступ к информации, датируемой много лет назад. Если во время аудита аудитор самопроизвольно запрашивает бухгалтерский документ, работодатель может быстро извлечь его из системы, а не копаться в ящиках для хранения, чтобы найти бумажные копии.
Уменьшает хищение
Компьютеризированное бухгалтерское программное обеспечение затрудняет кражу денег у сотрудников. Например, если сотрудник по заработной плате пытается заплатить себе больше, чем разрешенная сумма, ее кража, скорее всего, будет обнаружена, потому что система учета хранит все сохраненные транзакции.
