Деловое письмо задает тон для будущих взаимодействий. Когда потенциальный клиент получает деловое письмо, он сразу же создает впечатление автора и его организации. Если письмо слишком случайное, автор может показаться неискренним или непрофессиональным. Слишком формальное письмо может запугать или оттолкнуть читателя. Хорошо организованное и хорошо написанное письмо создаст положительное первое впечатление.
Хорошо организованный
Каждое деловое письмо обращается к определенной цели или задаче. Это может быть запрос информации, ответ на запрос или представление предложения. В первом абзаце указывается цель письма. Он отвечает на вопросы журналиста: кто, что, когда, где и почему. Остальные абзацы поддерживают эту цель с другими точками - квалификации, атрибуты, особенности. Последний абзац повторяет эту цель и четко описывает ожидания автора. Автор использует соответствующие переходные фразы, чтобы гарантировать, что все части письма гладко объединяются.
Ясно и кратко
Хорошее деловое письмо предоставляет всю соответствующую информацию в четкой и сжатой форме. Писатель использует соответствующий тон и язык. Он держит словарный запас простым и избегает использования технического или абстрактного языка, чтобы произвести впечатление на читателя. Он варьирует длину предложений, избегая длинных, бессвязных предложений с чрезмерными деталями. Однако он не ограничивается короткими, изменчивыми предложениями. Когда бы ни было возможно, он использует активный голос вместо пассивного голоса.
Хорошо структурированный
Каждое деловое письмо соответствует требованиям формата и шрифта компании.В блочном формате вся буква выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами. Модифицированный формат блока следует стилю блока, но размещает дату и закрытие в центре. Большинство деловых писем включают дату, внутренний адрес, приветствие, строку темы, бесплатное закрытие, подпись и вложения. Если буква короче или длиннее среднего, писатель вносит необходимые корректировки в интервал по вертикали.
Без ошибок
Перед отправкой какого-либо письма писатель читает вслух первый набросок. Это отличный способ проверить язык, который звучит неловко или неестественно. Он использует словарь и книгу стилей, чтобы проверить все орфографию, грамматику и пунктуацию. Кроме того, он может использовать функцию проверки орфографии и грамматики своей программы обработки текста. Он дважды проверяет имя, должность и адрес получателя.
