Шаблоны счетов позволяют владельцам бизнеса создавать профессиональные бизнес-формы без необходимости создавать формы с нуля. Однако даже шаблоны счетов-фактур могут быть изменены в соответствии с потребностями бизнеса или отрасли. Когда вам нужно изменить счет, вам нужно сделать запрос и оформить его в письменном виде.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Обычная белая бумага для копирования
-
Ручка или карандаш
-
Компьютерный принтер
Распечатайте шаблон счета. Распечатайте копию шаблона счета-фактуры или образец счета-фактуры на простом белом листе бумаги для ксерокса.
Отметьте изменения, которые вы хотите внести, в форме шаблона бизнес-счета. Проведите линию через элементы, которые вы хотели бы удалить из формы. Для информации, которую вы хотите заменить, проведите линию через информацию и напишите текст или информацию, которую вы хотите заменить. Чтобы переместить элемент, нарисуйте линию со стрелкой, указывающей на область, куда должен попасть элемент. Чтобы добавить информацию, которой в настоящее время не существует, напишите информацию в той области, где вы хотите, чтобы она была.
Написать сопроводительное письмо или памятку. В письме должно быть объяснено, что вы запрашиваете изменения в шаблоне бизнес-счета и почему - так, чтобы он, например, лучше соответствовал потребностям вашего бизнеса. Включите заявление, в котором говорится, что вы включили копию счета-фактуры с запрошенными изменениями в письмо или счет-фактуру.
Отправьте письмо или памятку вместе с пересмотренной версией шаблона в компанию, ответственную за внутреннее выставление счетов в вашей компании, или в организацию, к которой вы обращаетесь. Например, если вам нужно, чтобы поставщик включил номер заказа в счет-фактуру, который он представляет вам для оплаты (чтобы ваш бухгалтер мог сопоставить заказ на поставку с заказом), вы можете запросить его у сотрудника бухгалтерии или отдела поставщика.
подсказки
-
Если у вас есть текстовая версия шаблона бизнес-счета, вы можете использовать функцию «отслеживать изменения» для внесения требуемых изменений в электронную версию. Вы можете распечатать запрошенные изменения или отправить исправленную версию по электронной почте. Если вы отправляете форму по электронной почте, вы можете написать электронное письмо с объяснением и запросом изменений, а затем приложить исправленную версию к электронному письму.
В электронной версии вы можете использовать функцию «комментарии», чтобы предоставить дополнительную информацию о запросе и причинах его выполнения.
