Архивация документов - это хранение документации, которая больше не используется, но организациям необходимо хранить эту документацию как тип исторической записи. Как правило, организации и предприятия архивируют документы, но отдельные лица также могут архивировать документацию по разным причинам. Ряд соображений и методов связан с архивированием документов. В некоторых случаях у организации будет набор четко определенных политик для управления документацией, в рамках которых организация описывает процедуру архивирования. Организации могут относительно легко архивировать различные типы носителей, в том числе электронные.
Цель
Организации архивируют документы по разным причинам, в большинстве случаев связанным с общей целью или ролью организации. Часто организации архивируют документацию, потому что она имеет культурное или историческое значение. Альтернативно, у бизнеса может быть юридическая или финансовая причина для ведения надежного учета прошлой документации, для которой архивирование является наиболее эффективным методом управления.
Соображения
Любая организация, нуждающаяся в архивировании документов, должна тщательно продумать свои процедуры. Принятие решения о том, какая документация должна быть заархивирована, как с точки зрения прошлых, так и текущих операций, естественно, является главным соображением. Для текущей документации, которую выпускает организация, организация может прийти к какому-то графику для архивирования. Методы архивирования также различаются, и развитие компьютерных технологий привело к появлению множества новых инструментов, которые во многих случаях предлагают эффективные и экономически эффективные решения.
инструменты
С 2011 года программные средства для архивации документов расширились, что дает организациям больше возможностей для архивирования с меньшими затратами. Организации могут использовать программное обеспечение для архивирования в качестве инструмента не только для документов, которые они хранят в электронной форме, но также для бумажной документации и других носителей. Организации могут сканировать или преобразовывать нецифровые объекты для хранения в электронной форме, уменьшая объем физического пространства, необходимого для эффективного ведения учета.
риски
Риски присущи любой системе архивации документов, и организации должны учитывать их при создании политики архивации организации. Преимущество хранения документации в электронном виде действует только в том случае, если архивы защищены. Поэтому организации должны применять адекватные меры безопасности для защиты стабильности и безопасности архива, к которым инструменты и сервисы архивирования обращаются по-разному.
Выгоды
Преимущества наличия эффективной системы архивирования документов возросли с появлением технологических решений. Электронные записи занимают меньше физического пространства и, в некоторых случаях, могут даже не находиться в основных помещениях предприятия или организации. Например, некоторые организации могут использовать внешнюю службу управления документами. Еще одним преимуществом использования электронных записей является то, что организации могут легко и быстро предоставлять доступ к архивному контенту при необходимости, часто в электронном формате с возможностью поиска.
