В зависимости от масштаба мероприятия, планирование проекта мероприятия требует затрат времени и денег. Ключ к успешному планированию мероприятия - иметь сильные организаторские способности или нанять знающую команду. Примерами событийных проектов являются семинары, дебаты и рекламные акции.
Постройте команду. Каждый член команды должен обладать сильными организационными и коммуникативными навыками, а также должен быть доступен для регулярных встреч по обновлению прогресса
Создайте список дел с указанием сроков. Этот контрольный список должен включать все задачи, которые необходимо выполнить для проекта мероприятия. Назначьте каждое задание члену команды. В зависимости от типа события и сложности, используйте программное обеспечение для управления проектами или электронную таблицу, чтобы оставаться организованным. Например, если при использовании электронной таблицы заданием может быть один столбец, следующий - кто ему назначен, а затем крайний срок. В контрольный список должны быть включены такие элементы, как найм поставщиков, заказ конкретных материалов, резервирование места, резервирование полета говорящего, организация питания, маркетинговые инициативы и рекламные акции, которые необходимо выполнить.
Следите за прогрессом. Регулярно проверяйте у членов команды, что они работают по расписанию и что вы знаете о чем-то выдающемся. Если вы используете программное обеспечение для управления проектами или электронную таблицу, обновляйте их по мере продвижения каждого участника.
Подготовьте бюджет. Бюджет должен включать ожидаемые расходы и иметь возможность для непредвиденных расходов. Будьте реалистичны в отношении затрат и убедитесь, что каждый член команды знает, какой бюджет должен быть выполнен. Если у члена команды должен быть превышен бюджет для элемента в списке, попросите его заранее сообщить вам об этом для предварительного одобрения.
