Чтобы платить своим работникам за оказанные услуги, работодатели должны разработать систему начисления заработной платы. Через эту систему работодатель выполняет обработку платежной ведомости, которая должна быть сделана своевременно и точно, чтобы гарантировать, что сотрудники получают свои зарплаты соответственно. Тип используемой системы начисления заработной платы полностью зависит от работодателя.
Расчет заработной платы вручную
Ручная система начисления заработной платы производится вручную. Это означает, что все расчеты заработной платы выполняются на бумаге; это включает подсчет часов, установленных законом отчислений (налогов) и принудительных отчислений (медицинских и пенсионных пособий). Преимущество использования системы начисления заработной платы вручную заключается в том, что ее использование обходится совсем недорого. Тем не менее, ручная обработка платежной ведомости занимает много времени и энергии. Кроме того, есть больше возможностей для ошибки с этим методом. В результате зарплаты сотрудников и налоговые декларации могут быть неточными. В частности, ошибки в подаче налоговых деклараций могут быть дорогостоящими из-за штрафов со стороны правительства.
Компьютеризированная заработная плата
Компьютеризированная система начисления заработной платы - это когда работодатель приобретает программное обеспечение для начисления заработной платы и использует его в качестве средства для обработки заработной платы. Этот метод намного быстрее, чем система начисления заработной платы вручную. Некоторые компании нанимают штатных сотрудников для расчета заработной платы с помощью компьютеризированной системы расчета заработной платы. Персонал по начислению заработной платы несет ответственность за ввод всей заработной платы, подлежащей выплате в систему. Система вычисляет заработную плату, сохраняет информацию о заработной плате и распечатывает чеки. Специалист по заработной плате также может получить доступ к отчетам о заработной плате, что позволяет ему проверять ошибки и исправлять их до того, как работник получит свою зарплату. Компьютеризированная система начисления заработной платы также уменьшает количество документов, подлежащих подаче, поскольку большая часть информации о платежной ведомости может храниться в системе.
Внешний платежной ведомости
Некоторые работодатели предпочитают передавать свои платежные ведомости таким компаниям, как Paychex и ADP. Эта внешняя услуга дает работодателю больше времени, чтобы сосредоточиться на не связанных с заработной платой вопросах. Внешняя служба начисления заработной платы, как правило, отвечает за всю обработку начисления заработной платы своих клиентов, включая корректировки заработной платы, налоговые декларации и выдачу W2. Все, что нужно сделать работодателю, - это передать данные, подлежащие выплате, в каждую дату платежа в платежную ведомость; за плату компания по оплате труда берет на себя обязанности по выплате заработной платы.
Выбор системы
Очень маленькие компании (менее 10 сотрудников) могут использовать систему начисления заработной платы вручную, если часы, как правило, остаются неизменными в течение периода оплаты. Однако эта система становится настолько устаревшей, что многие компании такого размера выбирают компьютеризированную систему или внешнюю службу расчета заработной платы. В крупных компаниях, как правило, работают сотрудники, занимающиеся начислением заработной платы, и они используют внутреннюю компьютеризированную систему начисления заработной платы или используют внешнюю службу начисления заработной платы.
Сложность расчета заработной платы
Сложность начисления заработной платы часто определяет, какой тип системы начисления заработной платы нужен работодателю. Например, если имеется обработка в нескольких штатах, несколько приказов и пособий на ребенка, а также различные ставки оплаты и циклы оплаты, работодателю лучше использовать компьютеризированную систему расчета с внутренним персоналом или доверить свою заработную плату внешний расчет заработной платы.
