Правильная подготовка коммерческих счетов повышает вероятность того, что вашему бизнесу будет своевременно выплачено за его товары или услуги. Тщательный подход к выставлению счетов может также помочь вам вести более качественный учет и отслеживать бюджет.
Создать стандартизированную форму
Создайте шаблон коммерческого счета-фактуры, который включает категории для всей соответствующей информации. Заполняемая форма должна включать фирменный бланк или логотип вашей компании и контактную информацию, включая номера телефонов и факсов, а также адреса электронной почты и веб-сайтов. Включите места, чтобы заполнить дату заказа и дату выставления счета, имя продавца или кодовый номер и номер лицензии вашего подрядчика или налоговый идентификатор, если применимо. Создайте столбцы, которые позволяют заполнять количества, описания и цены для проданных товаров, а также позицию для добавления налога с продаж и расчета итогов. Оставьте место для заметок.
Быть конкретными
При описании товаров или проданных товаров будьте внимательны. Включите номера деталей, ссылочные коды или описания, которые дают понять вам и вашему покупателю, на что ссылается счет. Разбейте почасовую работу и включите описания выполненных услуг. Это помогает вам отслеживать инвентарь и рабочий продукт и позволяет клиенту видеть подробный список того, за что он взимает плату. В случае возникновения спора, счет может устранить недоразумения и помочь вам избежать задержек с оплатой. Если в сделке участвовал номер заказа на покупку или код авторизации от покупателя, включите это.
Выйти в онлайн
Создайте электронную версию своего коммерческого счета, чтобы сделать процесс выставления счетов быстрее и эффективнее. Счета-фактуры, которые генерируются электронным способом и отправляются по электронной почте, также можно эффективно отслеживать, особенно если вы запрашиваете «прочтение квитанции», чтобы отслеживать, когда получатель получил и открыл документ. Это позволяет избежать потенциальных претензий в связи с потерей счета на почте. Если вы выставляете бумажные счета-фактуры, прилагайте оплаченные почтовые конверты, чтобы обеспечить быструю оплату.
Предоставить варианты оплаты
Отметьте в счете, когда платеж должен быть, и перечислите штрафы или сборы за просроченные платежи. Включите инструкции о том, как можно оплатить счет, такие как онлайн-опции, корпоративный чек, кассовый чек, денежный перевод или корпоративная кредитная карта. Укажите прямой номер вашего бухгалтерии на случай, если клиент захочет совершить платеж в виде банковского перевода или дебетовой карты по телефону.
