Много раз, в личной или деловой ситуации, вам нужно было написать письмо кому-то, а также отправить его копию другому человеку. Это относительно простая процедура при использовании электронных средств связи, таких как электронная почта, поскольку вы можете отправить электронное письмо всем получателям за один раз одним нажатием кнопки «Отправить». В случае, когда вы отправляете печатное письмо кому-либо, отправлять копию дополнительному получателю немного сложнее, поскольку процесс не автоматизирован, как при отправке нескольких копий сообщений электронной почты и нескольких дополнительных шагов. и соображения необходимы.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Канцелярские товары
-
Почтовые адреса для всех получателей
-
Конверты
-
почтовые расходы
Напишите письмо, которое вы хотите отправить основному получателю и другому лицу. Введите «cc» и имя второго человека внизу буквы под вашим именем и подписью. Инициалы «cc» означают «копию» и являются пережитком тех дней, когда машинистки делали копии писем, используя лист копировальной бумаги между двумя листами бумаги на пишущей машинке.
Сделайте две копии оригинального письма. Отправьте оригинал по почте основному получателю. Сделайте копии письма для каждого, кто будет добавлен в строку «cc». Сохраните одну копию письма для ваших личных файлов. И первичный, и вторичный получатели будут иметь информацию, которую вы написали в своем письме, и оба будут знать, что каждый получил письмо.
Сделайте одну копию оригинального письма, которое вы подписали. Вы будете использовать эту копию письма для отправки другому получателю, о котором вы не хотите, чтобы об этом знал первоначальный получатель. Отправьте оригинал по почте основному получателю.
Добавьте «bcc» и имя второго получателя к копии письма внизу письма под вашей подписью. Отправьте это по почте второму получателю после создания копии для вашего личного файла. Инициалы «bcc» означают «слепая копия», и это означает, что основной получатель не будет знать, что копия его письма была отправлена другой стороне.
подсказки
-
Если вы пишете письмо с жалобой или о компании, может быть полезно отправить копию в ваше местное Бюро по улучшению бизнеса. Ваша жалоба может быть воспринята более серьезно.
Предупреждение
В зависимости от ситуации может быть полезно или неудобно использовать «cc» или «bcc». Тщательно продумайте, хотите ли вы, чтобы обе стороны знали информацию, содержащуюся в вашем письме, и хотите ли вы, чтобы основной получатель знал, что отправленное вами письмо передается другой стороне.
