Когда вы управляете бизнесом, бывают случаи, когда вам приходится говорить «нет» клиенту, поставщику или сотруднику. Выполнение этого на профессиональном уровне может помочь сохранить хорошие отношения.
Профессиональная презентация письма
Составьте свое письмо на фирменном бланке или на бланке и отправьте письмо от наиболее подходящего человека в вашей организации. Если есть номер жалобы клиента, номер заказа на покупку или учетная запись для ссылки, укажите это в своей переписке.
Укажите свое дело
Возьмите с собой положительную оценку, например, поблагодарив клиента за его или ее запрос, затем перейдите прямо к делу. Например: «Спасибо за ваше покровительство и ваше недавнее письмо о статусе гарантии на вашу модель XYZ видеокамеры. После обширных исследований мы обнаруживаем, что не можем выполнить гарантию на вашу видеокамеру в соответствии с запросом ».
Поддержите свое обоснование
Укажите конкретную причину, по которой вы отклоняете запрос клиента. Например, процитируйте политику компании, просмотрите основные моменты дела или иным образом суммируйте, что стоит за вашим решением. При необходимости включите приложения, такие как копии договоров, гарантий или других документов, подтверждающих вашу позицию. Например: «Как вы увидите в прилагаемом гарантийном соглашении, данная политика полного обслуживания действовала в течение первых 12 месяцев владения. Согласно нашим записям, вы приобрели камеру три года назад, что делает сегодняшние претензии необоснованными ».
Предложить компромисс
В некоторых случаях нет места для компромисса или расширения оливковой ветви, но если вы хотите сохранить бизнес клиента в будущем, предложите какую-то уступку, чтобы смягчить удар. Например, «Мы хотели бы предложить вам 25-процентную скидку на покупку новой видеокамеры» или «Прилагаем, пожалуйста, найдите подарочную карту на 50 долларов, которую можно обменять на любую покупку электроники в нашем магазине».
Другие виды отказов
В ходе ведения вашего бизнеса вам, возможно, придется отказаться от условий контрактов с поставщиками, отклонить запросы сотрудников на время отпуска или иным образом написать профессиональную переписку другим деловым партнерам. Следуйте тем же общим рекомендациям, описанным выше, адаптируя письмо к конкретной ситуации.
подсказки
-
Отказ от договора: «Спасибо за возможность продлить наш контракт с ABC Refuse Removal. Из-за вашего недавнего увеличения сборов мы решили воспользоваться услугами другого поставщика ».
Запросы сотрудников: «Ваш запрос об оплаченном отпуске в течение последней недели декабря отклонен, поскольку эта неделя отключена для всех сотрудников из-за запасов на конец года.
Приглашения коллеги: «Спасибо за приглашение служить в вашем совете директоров. К сожалению, у меня есть ряд предварительных профессиональных обязательств, которые мешают мне брать на себя какие-либо новые роли в настоящее время ».
Заверните
Завершите свое письмо выражением благодарности за существующие отношения, а затем предложите дополнительно обсудить этот вопрос, если это необходимо. Например, «Спасибо за ваш бизнес.Если у вас есть вопросы или вы хотите обсудить этот вопрос, пожалуйста, свяжитесь со мной напрямую ».
