Счет-фактура - это средство коммуникации, которое сообщает вашим клиентам, что вы им предоставили, сколько это стоит и как они должны платить. Счета-фактуры могут быть простыми, как рукописный лист с несколькими примечаниями, или они могут быть сложными, профессионально разработанными компьютеризированными документами. Четкие и информативные счета обеспечивают доверие вашей компании к вашим клиентам. Они также помогают вам получать оплату раньше, чем позже, сообщая вашим клиентам, когда вы ожидаете, что они получат деньги.
Номера счетов
Счета-фактуры записываются в следующем порядке, и номер счета-фактуры помогает вам найти или сослаться на определенный счет-фактуру в последовательности. Если ваши счета не компьютеризированы, подайте их в том порядке, в котором вы их выставили, чтобы вы могли легко найти нужный вам счет. Если вы покупаете накладные, которые вы заполняете вручную, они будут поставляться с предварительно напечатанными номерами, и накладные будут связаны друг с другом, поэтому вам не придется выполнять дополнительную работу, чтобы поддерживать их в порядке. Если вы создаете компьютеризированные счета-фактуры с использованием таких программ, как QuickBooks или Square, программа выполнит эту работу за вас и будет выставлять счета по порядку.
Если вам необходимо вернуться к счету, например, если у клиента возник вопрос о платеже или вы получили чек и хотите пометить счет как оплаченный, просто найдите его по номеру счета. Вы можете начать свою последовательность счетов с любого числа, которое вы выберете, поэтому даже если вы пишете свой самый первый счет, вы можете присвоить ему большее число, чтобы ваша компания выглядела более устоявшейся.
Что должно быть на счете?
Помимо номера счета-фактуры, счет-фактура должна включать в себя все необходимое для передачи необходимой информации вашему клиенту, чтобы вы могли получать оплату. В дополнение к уведомлению о причитающейся сумме, счет-фактура также является полезным справочным инструментом для клиентов, которым необходимо знать, что они получили и в каком количестве. Включите в свой счет:
- Название вашей компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.
- Дата выставления счета или дата доставки товара. Используйте одну систему знакомств или другую, но будьте последовательны.
- Имя вашего клиента и платежный адрес.
- Адрес доставки вашего клиента.
- Количество каждого заказанного товара, название или инвентарный номер каждого заказанного товара, цена за единицу каждого заказанного товара и общая цена каждого товара, рассчитанная путем умножения количества на цену за единицу.
- Общая сумма, причитающаяся за все пункты в счете.
- Налог с продаж, если применимо.
- Условия оплаты, например, наложенным платежом или нетто 15 (15 дней до оплаты).
Использование счетов для быстрой оплаты
Немного подумав и проявив осторожность при создании счетов, вы сможете получать платежи быстрее и стабильнее. Чем раньше вы отправите свой счет, тем быстрее ваш клиент узнает, сколько и когда нужно заплатить. Хотя такие условия оплаты, как продолжительность времени между доставкой и оплатой, обычно согласовываются заранее, их четкое и наглядное указание в счете может служить полезным напоминанием. Если ваш клиент задерживает платеж по предыдущим счетам, в том числе общая сумма, причитающаяся по текущему счету, может ускорить платеж, сэкономив клиенту шаг поиска предыдущих сальдо.
