Отчет о ситуации - это именно то, что подразумевает название: отчет о ситуации, содержащий проверенную фактическую информацию, которая дает четкое представление о том, «кто, что, где, когда, почему и как» инцидента или ситуации. Многие организации используют отчеты о ситуации, чтобы предоставить начальству информацию и информацию, необходимую для принятия правильных и надлежащих решений. Организации по чрезвычайным ситуациям, правительственные учреждения, вооруженные силы, предприятия, правоохранительные органы, гуманитарные неправительственные организации и дипломаты - все полагаются на ситуационные сообщения.
Наблюдайте за ситуацией как можно более четко. Если событие было стихийным бедствием, просмотрите зону бедствия и отметьте воздействие на землю, инфраструктуру и население. Ситуационный отчет должен предоставлять все соответствующие факты людям, которые будут основывать свои решения на этих фактах. Соблюдайте внимательно. Гипотеза и мнение не принадлежат в отчете о ситуации.
Поговорите со всеми вовлеченными людьми, от которых вам нужна информация. Каждая организация, которая запрашивает или готовит отчеты о ситуации, скорее всего, перечислит персонал, с которым нужно связаться и провести опрос. Делайте заметки во время каждого разговора, так как вы включите эти данные в отчет.
Собирать и собирать данные. Цель состоит в том, чтобы дать наиболее полную картину возможного события и результатов этого события. Обратите внимание на детали о каждом аспекте ситуации: что случилось, кому, подробности о времени, дате и месте, влияние на инфраструктуру и как местное население реагирует. Многие организации имеют стандартный формат отчета о ситуации, который запрашивает определенные типы информации. Если такой формат существует, используйте его. Это сделает сбор данных быстрее и точнее.
Составьте отчет в логическом порядке. Включите всю необходимую информацию. Используйте четкий и краткий словарь для описания событий, избегая прилагательных и наречий. Регулярные отчеты о ходе работы, вероятно, будут следовать за первоначальным отчетом о ситуации, поэтому вам нужно только описать, что происходит в настоящее время, а не то, что может произойти в ближайшем будущем.
Включите ключевые моменты или раздел с кратким изложением в начале отчета, но только после того, как все данные собраны и упорядочены. Используйте факты и цифры, избегая предположений. В разделе «Сводка» или «Основные моменты» должна быть представлена наиболее важная информация, которую должны прочитать занятые начальство.
подсказки
-
Имейте в виду, читатели отчета и что они должны знать о ситуации.
