Для большинства людей разочарование является частью жизни. Чувство настолько обычное, что многие люди без жалоб проглатывают эмоции, медленно подпитывая растущую лужу обиды. Они могут оправдываться за правонарушителей, говоря им: «Они делают все возможное, что могут». Это может быть правдой, но небольшая конструктивная критика никогда никому не повредит. Предприятия и другие организации, которые получают письма о разочаровании, вскоре понимают, что в их интересах найти место для улучшения. Как говорится, «скрипучее колесо получает жир».
Организуйте свои факты. Человек или компания, которым вы пишете письмо о разочаровании, не могут улучшить их деловую или личную практику, если вы не объясните, почему они вас подвели. Перед тем как написать письмо, составьте список случаев, когда вы чувствовали разочарование, в хронологическом порядке. Если у вас есть официальная документация из других источников, также подготовьте ее, прежде чем вы начнете свое письмо.
Перечислите ваши обиды. Четко объясните, каковы были ваши ожидания и как они не оправдались. При необходимости используйте документацию из других источников.
Объясните, как обиды заставили вас чувствовать. Например, если вы пишете в компанию быстрого питания о неоднократном грубом обслуживании клиентов, объясните, что вам кажется, что ваши деньги и покровительство не оцениваются внутри их организации.
Будь добрым.Помните, что цель вашего письма - помочь человеку или организации улучшить, а не ухудшить их. Вы просто указываете способы, которыми вы чувствуете, что они могут работать лучше. Когда вы пишете письмо о разочаровании в компанию, помните, что человек, читающий письмо, скорее всего, не будет тем, с кем вы имеете претензию. Не будь грубым или противным; сохраняйте тон буквы, по крайней мере, профессионально.
Делать предложения по улучшению. Теперь, когда вы указали на проблему, помогите, направив их на решение.
Представьте ваши требования. Если вы чувствуете, что заслуживаете реституции за свой опыт, письмо о разочаровании - это то, что вам нужно. Независимо от того, запрашиваете ли вы в будущем прямое возмещение, скидку или бесплатное обслуживание, укажите, что удовлетворение ваших требований будет иметь большое значение для сохранения вас в качестве клиента.
Введите письмо. Профессиональная презентация вашего разочарования позволит получателю понять, что вы серьезны.
Сделайте копии письма. В случае, если ваше письмо утеряно, становится спорным вопросом или становится первым в длинной цепочке писем с разочарованием, у вас должна быть копия для ваших записей. Если вы включаете в свое письмо другие документы, сделайте копии этих документов и отправьте их. Всегда держите оригиналы документов для себя.
