Приветствие - это приветствие в письме. То, как вы обращаетесь к получателю, задает тон для остальной части сообщения. В наши дни в большинстве случаев переписка ведется по электронной почте. Тем не менее, почтовая почта все еще используется в некоторых отраслях и с определенными видами деловых документов. В любом случае важно использовать правильное приветствие, чтобы показать получателю письма уважение и привлечь его в начале сообщения.
подсказки
-
Правильное приветствие для деловых писем зависит от тона документа, будь то печатный или электронный адрес, а также характера доставляемого сообщения.
Как выбрать деловое письмо
Решение, какое приветствие использовать в вашем деловом письме, зависит от нескольких факторов. Во-первых, выясните природу вопроса, который вы обсуждаете. Требуется ли формальный тон или неформальный? Например, подача заявления на работу в компании является формальной бизнес-операцией и требует делового письма с официальным приветствием. С другой стороны, отправка электронной почты коллеге о том, когда нужно встретиться на обед, не требует официального приветствия. Аналогичным образом, обращение к клиенту, с которым вы раньше не общались, может потребовать более формального тона по сравнению с беседой с партнером, с которым вы регулярно ведете бизнес.
Другим фактором, который следует учитывать при принятии решения о приветствии, является тон всего сообщения. Приветствие - это первая часть делового письма, которое читает ваш получатель, поэтому оно по сути задает тон всего сообщения. Тщательно выберите свое приветствие на основе тона, который вы хотите передать во всем. Кроме того, приветствие, которое вы используете, будет зависеть от того, что вы знаете и не знаете о получателе. Знаете ли вы имя человека, пол, род занятий и полномочия, играет роль в выборе приветствия.
Учитывая формат делового письма
Приветствие, которое вы используете, может также зависеть от формата вашего письма. Например, отправка сообщения по почте или электронной почте может повлиять на тип приветствия, которое вы выберете. Кроме того, тип письма будет также диктовать приветствие, которое вы используете. Например, вступительное письмо с деловым предложением, отправленное по почте, может иметь гораздо более формальное приветствие, чем служебная записка, отправленная во внутренний список по электронной почте. Вам также нужно будет решить, отправляете ли вы свое деловое письмо одному или нескольким людям, так как это повлияет на приветствие, которое вы выберете.
Получатель делового письма
Прежде чем начать деловое письмо, выясните, кому вы отправляете сообщение. Если вы пишете человеку, важно знать его полное имя и правильное написание. Если получатель имеет нейтральное по отношению к полу имя, такое как Алекс или Пэт, то, позвонив в организацию и выяснив пол, вы можете избавить вас от возможных затруднений в будущем. Если вы не знаете пол человека, вы можете оставить вежливую статью в своем приветствии.
Если ваше деловое письмо является ответом на сообщение, которое получатель уже отправил, обратите внимание на то, как они подписали свое имя. Если их полное имя - Кассандра, и они подписали свое письмо «Касс», то вы, возможно, склонны называть ее «Касс». Это будет зависеть от характера ваших отношений и документа, который вы пишете. Не сокращайте чье-либо имя без предварительного приглашения сделать это.
Использование гендерно-специфических названий
В некоторых случаях вы можете использовать заголовок, относящийся к полу, как часть вашего приветствия. «Мистер» используется для человека и предшествует его фамилии - «Мистер» Смит », например. Для замужней женщины используйте «Миссис» перед фамилией. Для незамужней женщины вы можете использовать «Мисс». Когда вы пишете женщине, не зная ее семейного положения, вы можете использовать «Мисс», как в «Мисс Смит».
Прежде чем принять решение об использовании названия для конкретного пола, подумайте, включен ли ваш язык. Некоторые люди могут не идентифицировать себя как мужчины или женщины или могут идентифицировать себя как противоположный пол. Если вы не знаете или не уверены в сложившейся ситуации, вы можете не указывать конкретный язык в своей переписке.
Официальные приветствия
Наиболее распространенное официальное приветствие в бизнесе - «Уважаемый». Вы можете использовать это приветствие несколькими способами:
- Уважаемый мистер Смит
- Уважаемый Джон / Джейн
- Уважаемая госпожа / госпожа кузнец
- Уважаемый Джон Смит
То, как вы будете обращаться к имени получателя, будет зависеть от формальности делового письма и ваших отношений с ней. «Уважаемый» может использоваться как в печатных, так и в электронных письмах, как и приветствие «Кому». «Привет» - это еще одно официальное приветствие. Тем не менее, это обычно используется по электронной почте, а не по почте.
Неформальные приветствия
Менее формальные приветствия могут быть использованы в бизнес-среде. Однако то, будут ли они приемлемыми, будет зависеть от культуры организации, получателя письма и характера сообщения.
В организациях, где нет официальной иерархии, или в небольших компаниях, в которых работают лишь несколько сотрудников, которые хорошо знают друг друга, может не потребоваться формальное приветствие. Как правило, во внутренней переписке с коллегами или партнерами, с которыми вы знакомы, допустимо использовать «Привет, Джон» или «Привет, Джейн», особенно при общении по электронной почте.
Обратите внимание, что даже если культура организации неформальная, в некоторых случаях требуется официальное приветствие, например, при разговоре с новым клиентом или заинтересованным лицом или при подаче заявления на работу.
Приветствия неизвестному получателю
Иногда при написании делового письма вы можете не знать имя получателя. В этом случае постарайтесь заранее позвонить в организацию, чтобы выяснить, кто, возможно, просматривает ваше деловое письмо, и соответствующим образом адресовать вашу записку. Вы также можете проверить веб-сайт компании, чтобы узнать, можете ли вы узнать эту информацию. Если вы не можете узнать имя получателя, вы можете обратиться к своему деловому письму с общими приветствиями, такими как:
- Уважаемые дамы и господа
- Для предъявления по месту требования
- Менеджеру по найму
Приветствия для нескольких получателей
При работе с несколькими получателями вашего делового письма настройте приветствие на включение нескольких имен, например, написав «Дорогая Джейн и Джон» или «Мистеру и миссис Смит». Если в списке более двух имен, вы можете решите вообще отказаться от имен и использовать общее приветствие, такое как:
- Дорогая команда
- Всем привет
- В отдел кадров
- Уважаемая корпорация Blue-Sky
Руководство для конкретных названий
Занятие или образование лица может потребовать, чтобы вы указали их определенным образом в своем деловом приветствии в зависимости от формальности письма. Как правило, это относится к членам духовенства, медицинским работникам, ученым, военнослужащим и выборным должностным лицам.
Например, если вы пишете кому-то, кто имеет медицинскую степень, используйте «Доктор» перед его фамилией, как в «Доктор Смит ». Когда вы пишете профессору, судье, раввину, имаму или пастору, напишите полное имя перед его фамилией, например« Дорогой пастор Смит ». При письме военнослужащим целесообразно использовать их полный ранг и фамилия в приветствии, например, «Дорогой генерал-лейтенант Смит» или «Привет, капитан Смит».
Форматирование приветствия в деловом письме
При форматировании письма вы можете добавить двоеточие или запятую после приветствия. Двоеточие - более формальный выбор, в то время как запятая используется для неформальной переписки. Первый абзац вашего письма начинается после приветствия на следующей строке, например:
Дорогой Джон, Первый параграф
