Приветствие делового письма - это то, что читатель увидит перед прочтением остальной части письма. Плохо написанное приветствие может оскорбить читателя и задать плохой тон для остальной части письма. Как правило, вы должны придерживаться формального и уважительного подхода при составлении приветствия делового письма. Если вы не уверены, всегда нужно обращаться к кому-либо по его названию и фамилии. Однако могут быть случаи, когда имена могут использоваться в деловых письмах.
Практическое правило
В общем, люди обращаются по названию и фамилии в деловой переписке. Это наиболее формальный и традиционный способ отправки делового письма, включая деловые письма по электронной почте. Однако в некоторых случаях допустимо использовать имя. Независимо от того, как вы решите обратиться к человеку в деловом письме, двоеточие обычно используется после любого приветствия.
фамильярность
Если вы поддерживаете имя и фамилию человека, которому вы адресовали письмо, обычно допустимо также обращаться к человеку по его имени в вашем письме. Кроме того, вы можете взять реплики из предыдущей переписки от делового контакта, чтобы выяснить, можете ли вы использовать имя. Например, допустимо обращаться к человеку по имени в деловых письмах, если он отправил вам корреспонденцию и подписал ее, используя свое имя. Это признак того, что вы можете использовать более неформальный подход.
Двусмысленные имена
Когда вы пишете кому-то, с кем вы никогда не встречались, а его имя неоднозначно, например, Пэт, Лесли или Крис, вы можете обратиться к деловому письму по имени и фамилии, чтобы избежать неправильного использования названия для конкретного пола. Вместо этого могут использоваться другие нейтральные в гендерном отношении приветствия, которые полностью избегают названия, такие как «Кому это может касаться» или «Уважаемый сэр или мадам».
Когда не следует использовать имена
В деловом письме, которое носит формальный или юридический характер, всегда следует указывать название и фамилию, независимо от того, знакомы ли они с читателем. Обращаясь к женщинам, писатель никогда не должен принимать семейное положение; нейтральный термин "мисс" следует использовать, если женщина явно не подразумевает, что она предпочитает "миссис" используя его в своей деловой переписке или рассказав вам. Если у человека есть профессиональное звание, такое как «Доктор», всегда лучше использовать это звание.
