Даже с телефонами и Интернетом все еще иногда необходимо отправлять старомодное письмо для деловых целей. Обновление записей вашей учетной записи с помощью письма является эффективным, так как письма с меньшей вероятностью будут забыты (например, телефонные звонки) и с меньшей вероятностью будут игнорироваться (например, электронные письма). Они также обеспечивают удобный след бумаги. Если вам необходимо обновить свои записи письмом, следуйте нескольким советам, чтобы убедиться, что вы охватили все свои базы.
Предметы, которые вам понадобятся
-
компьютер
-
принтер
-
Бумага
-
копировальное устройство
-
Конверт
-
Печать
Направьте письмо в соответствующий отдел, чтобы гарантировать, что правильный человек получит вашу обновленную информацию. Например, если вы меняете номер чековой книжки или дебетовой карты, отправьте письмо в отдел кредиторской задолженности. Если вы меняете свой адрес, отправьте письмо в «Записи клиента». Если вы не уверены, какой отдел должен обработать ваш запрос, позвоните в компанию и спросите, прежде чем адресовать ваше письмо, или найдите информацию на веб-сайте компании.
В верхней части письма укажите дату как для записей компании, так и для ваших личных записей. Например, если вы запрашиваете, чтобы ваши услуги были отменены или сокращены на определенную дату, и компания не обрабатывает ваш запрос своевременно, у вас есть основания для неоплаты, поскольку у вас есть копия вашего запроса с датой.
Включите номер вашего счета. Это поможет человеку, обрабатывающему ваш запрос, найти вашу учетную запись и быстрее выполнить ваш запрос.
Включите вашу старую информацию. Например, если вы переезжаете или меняете свой номер телефона, укажите в письме «это был мой старый адрес» или «это был мой старый номер телефона». Эта информация может понадобиться компании для обновления вашей учетной записи с целью обновления ваших записей.
Включите вашу новую информацию. В письме укажите «это мой новый адрес» или «это мой новый номер телефона». Возможно, вы захотите поместить вашу обновленную информацию жирным шрифтом или более крупным шрифтом, чтобы лицо, обрабатывающее ваш запрос, могло легко найти информацию.
Просьба вернуть переписку. Попросите, чтобы вам отправили ответное письмо с уведомлением об обновлении вашей информации. Получив письмо с подтверждением, храните его в надежном месте для своих записей.
Сделайте копию письма перед отправкой, на тот случай, если вам потребуется отправить его повторно или обратиться к нему позднее.
